135. Jakie są nowe usprawnienia i funkcje w edytorze WORD
2000?.
W
najnowszej wersji wymienionego procesora tekstów jest bardzo duża ilość funkcji
przydatnych zwłaszcza dla osób na co
dzień redagujących wiele różnorodnych dokumentów. Wymienię tu jedynie
najciekawsze.
Wykorzystanie funkcji Znajdź i zamień w przypadku
obiektów graficznych.Za pomocą dostępnej w menu Edycja funkcji Zamień
możemy nie tylko zastąpić określone słowo innym, ale także wstawić na jego
miejsce obiekt graficzny. W tym celu musimy odpowiedni obrazek najpierw
skopiować do Schowka Windows. Następnie w oknie dialogowym Znajdź i zamień
musimy w polu Zamień na wpisać sekwencję ^c. Word zastąpi wówczas wyszukane
słowo aktualną zawartością Schowka systemowego.
Podpisywanie dokumentów za pomocą funkcji Autokorekta. Jeśli podpisujemy swoje dokumenty za pomocą
zeskanowanego podpisu, to w Wordzie 2000 będziemy mogli wstawić taki obiekt,
wpisując dowolny, zdefiniowany przez siebie tekst. W tym celu wstawiamy
najpierw do dokumentu grafikę z naszym podpisem, tak jak to robiliśmy dotychczas,
czyli za pośrednictwem opcji Wstaw/ Rysunek/ Z pliku... Klikamy ten obiekt, aby
go uaktywnić, a następnie wybieramy funkcję Narzędzia/ Autokorekta.
Przechodzimy teraz do zakładki Autokorekta, klikamy pole wyboru Sformatowany
tekst, a w polu Zamień: wpisujemy tekst, za pomocą którego chcemy w przyszłości
stawiać nasz podpis (mój_podpis). Na koniec klikamy przycisk Dodaj.
Szablony dokumentów w Wordzie 2000 W pakiecie Office 2000 szablonów dokumentów nie
znajdziemy już w katalogu.../Microsoft Office/ Szablony. Ścieżka dostępu do
katalogu źródłowego zależy od kolejności, w jakiej przeprowadziliśmy instalację
oprogramowania na naszym komputerze. Aby znaleźć właściwy folder, w oknie
dialogowym Plik/ Zapisz jako wybieramy format Word - szablon dokumentu. Office
przejdzie wówczas automatycznie do właściwego katalogu. Zapamiętujemy sobie
odpowiednią ścieżkę dostępu; zwykle jest to
folder Windows/ Dane Aplikacji/ Microsoft/ Szablony. Za pomocą
Eksploratora możemy teraz skopiować nasze stare szablony do właściwego
katalogu. Gdy w głównym folderze szablonów dodamy nowy podkatalog i umieścimy w
nim jakiś szablon, w oknie menu Plik/ Nowy zostanie automatycznie dodana
kolejna zakładka.
Szybkie rysowanie linii. W celu szybkiego narysowania linii w poprzek strony wystarczy
wpisać trzy razy jedno z tzw. Oznaczeń symbolicznych i nacisnąć klawisz
[Enter]. Znak minus (-) umożliwia wstawienie do dokumentu cienkiej, ciągłej
linii. Podkreślenie (_) powoduje dodanie nieco grubszej kreski. Symbol równości
(=) możemy wykorzystać do narysowania podwójnej, ciągłej linii, natomiast tyldę
(-) do wstawienia linii falistej. Dodatkowo, korzystając ze znaków # i *,
możemy „rysować” linię potrójną lub utworzoną z małych kwadratów.
Efektywniejsza praca z nowym Schowkiem. Schowek pakietu Office 2000 umożliwia równoczesne
przechowywanie nawet dwunastu obiektów dowolnego typu (tekst, grafika, dźwięk).
W celu wypróbowania działania tego mechanizmu wywołujemy funkcję Widok/ Paski
narzędzi /Schowek. Na ekranie powinien pojawić się pusty jeszcze Schowek. Za
pomocą myszki możemy umieścić pasek narzędzi Schowek pod standardowymi paskami
Worda. Aby skopiować do Schowka fragment tekstu, zaznaczamy go i naciskamy
kombinację klawiszy [Ctrl] + [c]. W ten sam sposób możemy wprowadzać również
obiekty z Excela i innych programów
pakietu Office.
Tworzenie stron WWW z wykorzystaniem szablonów
projektowych.
Word 2000 umożliwia zapisywanie tworzonych w nim
dokumentów w formacie HTML (opcja Plik/ Zapisz jako stronę sieci Web), a także
pozwala na „normalne” projektowanie stron internetowych. W tym celu należy
skorzystać z pomocy Kreatora stron sieci Web, dostępnego w oknie Plik/ Nowy/
Strony sieci Web.
137. Do czego służą szablony dokumentów i jak z nich
korzystać?
Jesteśmy przyzwyczajeni do korzystania z różnorodnych
formularzy papierowych. Także pracując z komputerem możemy ułatwić sobie życie
dzięki magicznym, gotowym szablonom dokumentów. Szablon to gotowy wzorzec
dokumentu przygotowany przez autorów programu dla wygody jego użytkowników.
Może nam się przydać zwłaszcza wtedy, gdy tworzymy typowy dokument, jak list
czy faktura. W odpowiednim szablonie znajdziemy na przykład wyróżnione miejsce
przeznaczone do umieszczenia nagłówka, tytułu, podpisu czy informacji o naszym
kliencie. Nasza rola ograniczy się tylko do wpisania tam konkretnych
informacji. Zaprojektowany układ strony jest najbardziej widocznym, ale nie
jedynym składnikiem szablonu – zawarte są w nim także takie elementy jak
zdefiniowane style, czcionki, skróty klawiaturowe czy makro. Co więcej szablon
domyślny, który wykorzystujemy najczęściej, w ogóle nie zawiera widocznych
elementów strony. W jaki sposób wykorzystać szablony dołączone do trzech
programów pakietu Office – Worda, Excela i Power Pointa, aby nasza praca stała
się wygodniejsza i całkiem przyjemna.? Zacznijmy od opisu typowej czynności,
jaką wykonujemy pracując z szablonami, a więc od stworzenia w edytorze tekstu
Word dokumentu na bazie innego szablonu niż domyślny. Z menu PLIK wybieramy NOWY. W górnej części okna widocznego na ekranie znajduje się rząd
zakładek: ogólne, listy i faksy, noty i inne dokumenty. Ich nazwy dają
wyobrażenie o tym jakie szablony ukrywają się pod nimi. Kliknijmy na jedną z
nich, na przykład LISTY I FAKSY.
Widzimy, że w oknie znajdują się dwa rodzaje obiektów – szablony: list
klasyczny.dot, list profesjonalny.dot i list współczesny.dot oraz kreatory:
kreator faksów.wiz, kreator kopert.wiz i kreator listów.wiz, które rozpoznajemy
po charakterystycznej ikonie oraz rozszerzeniu .wiz. Wybierzmy podwójnym kliknięciem dowolny z szablonów np. faks
profesjonalny. Po chwili na ekranie otworzy się okno nowego dokumentu. W
programach pakietu Office polecenie otwarcia nowego dokumentu możemy wydać na
trzy sposoby: klikając na ikonę NOWY
widoczną przy lewej krawędzi standardowego paska narzędzi, używając skrótu
klawiaturowego CTRL + N, lub wybierając polecenie NOWY z menu PLIK.
Stosując pierwszą lub drugą metodę podczas pracy z Wordem lub Excelem, możemy
stworzyć tylko dokument oparty na szablonie domyślnym. Jeżeli chcemy użyć
innego szablonu należy zastosować trzeci z wymienionych tu sposobów. Widzimy,
że szablon został stworzony tak, aby maksymalnie uprościć przygotowanie
dokumentu. Nie musimy się więc martwić o wybór wielkości i kroju czcionki ani
układ elementów na stronie – wszystko zostało już zaplanowane za nas i na
pewno będzie dobrze wyglądać po wydrukowaniu. Z papierowego formularza nie
jesteśmy w stanie usunąć pozycji, która przykładowo nie jest nam już potrzebna.
Tutaj wszystko można zmieniać w zależności od naszych potrzeb. We wszystkich
wspomnianych przypadkach przed zachowaniem naszej poprawki musimy wybrać jedną
pozycję z takiej lub podobnej listy wyboru: Zapisz w: Normal.dot lub
List współczesny. W ten sposób decydujemy czy wprowadzone przez nas ulepszenie
będzie działać tylko podczas pracy z właśnie otwartym dokumentem, czy też
zawsze, gdy tworzony przez nas plik korzysta z określonego szablonu. Z reguły
doradzam, aby wskazać w tym miejscu Normal.dot. Decydując się na to i dodając
do niego nowe elementy, wprowadzamy poprawki w szablonie. Modyfikować możemy
nie tylko szablon domyślny, ale każdy inny. Po rozszerzeniu nazwy dokumentu
możemy rozpoznać, w jakim programie ten dokument został zredagowany. Podobnie
jest z szablonami – rozszerzenie określa jednoznacznie jaki dokument możemy
stworzyć na jego podstawie. Rozszerzenie dokumentu i szablonu związanych z tym
samym programem z reguły są bardzo podobne – różnią się tylko jedną literą:
Rozszerzenie .xlt informuje nas, ze jest to szablon Excela Tak więc możliwe
jest tworzenie własnych szablonów. Jeżeli chcemy uzyskać szablon różniący
się trochę od szablonu oferowanego przez program Office nie musimy tworzyć tego
szablonu od początku, ale możemy dokonać w nim kilku niezbędnych modyfikacji.
141.W jaki sposób napisać, zachować i wydrukować prosty
tekst?
Windows 98 jest wyposażony w program o nazwie WordPad,
dzięki któremu za chwilę napiszemy nasz pierwszy tekst. Jest to solidne i
nieźle wyposażone narzędzie, które w zupełności wystarczy, aby stworzyć dobrze
wyglądający tekst.. Klikamy na start i przeciągamy kursor myszy na programy.
Gdy podmenu się rozwinie, przeciągamy kursor na akcesoria. Na
zakończenie klikamy na WordPad. Po chwili pojawi się okno. W lewym
górnym rogu białego obszaru widzimy migającą pionową kreskę. W ten sposób
program wskazuje nam miejsce, gdzie trafią znaki, które wprowadzimy z
klawiatury. Zanim zabierzemy się do pisania, powiększymy okno programu, które
teraz zajmuje tylko część ekranu. Kliknijmy na pole znajdujące się w prawym
górnym rogu okna. Okno powiększyło się, a środkowe pole w prawym górnym rogu
zmieniło wygląd. Na początek wpisujemy do DOKUMENTU nasze imię i nazwisko.
Następnie naciskamy klawisz ENTER. Teraz w drugim wierszu wpisujemy nazwę
ulicy, numer domu. Gdy już to zrobimy, ponownie naciskamy enter. Kolejny
wiersz jest przeznaczony na wpisanie kodu pocztowego i nazwy miejscowości. Aby
część z adresem nadawcy była wyraźnie oddzielona od reszty dokumentu, naciskamy
enter czterokrotnie. Następnie, dokładnie w ten sam sposób, wpisujemy do
naszego dokumentu dane adresata. Gdy już to zrobimy, znów wciskamy kilka razy
klawisz enter. Wpisujemy teraz nagłówek listu i po raz kolejny wciskamy enter.
Zabieramy się teraz do tworzenia właściwej części listu. Wpisujemy więc teraz
cały tekst listu. Zwróćmy uwagę, że nie ma potrzeby wciskania klawisza enter
za każdym razem, gdy wpisywany tekst zbliży się do prawej krawędzi strony.
Gdy będzie to potrzebne. WordPad sam przeniesie wpisany tekst do następnego
wiersza. Co więcej, wręcz nie należy tego robić. Merytoryczną część listu
mamy już za sobą, sprawmy teraz, aby dobrze się prezentował. Teraz zmieńmy
czcionkę, którą napisany jest nasz list. Najpierw musimy zaznaczyć wszystko co
do tej pory napisaliśmy. Najwygodniej jest to zrobić, przytrzymując wciśnięty
klawisz Ctrl i naciskając A. Potwierdzeniem, że zrobiliśmy to
prawidłowo, jest przyciemnienie, jakie pojawiło się pod tekstem. Klikamy na
strzałkę widoczną obok nazwy aktualnie używanej czcionki. Widzimy, że poniżej
rozwinęła się długa lista z nazwami dostępnych krojów. Korzystając z paska
przewijania, znajdujemy ten, który chcemy wybrać i zaznaczamy jego nazwę.
Widzimy, że tekst wygląda już inaczej. Zmieńmy jeszcze wielkość liter. W tym
celu klikamy na tę strzałkę i z listy wskazujemy nową wartość- np. 14.
Plik powinniśmy teraz zachować na dysku twardym lub
dyskietce. Dzięki temu po wyłączeniu
komputera nie stracimy efektów naszej pracy. Klikamy na ikonę z rysunkiem
dyskietki. Na ekranie otworzy się okno służące do nadawania mu nazwy i
wskazania miejsca, w którym zostanie zapamiętany. Nazwę pliku wpisujemy w to
pole. Stworzony właśnie dokument możemy więc nazwać na przykład „list do
Agnieszki”. Zdecydujemy teraz, gdzie nasz dokument zostanie zapisany.
Umieścimy go w FOLDERZE moje
dokumenty. Nazwę katalogu, do którego trafi dokument, widzimy w polu „zapisz
w”. Jeżeli jest tam inny napis niż moje dokumenty, klikamy na strzałkę, a
następnie z listy, która się rozwinie, wybieramy nazwę tego folderu. Dla
większej przejrzystości warto jeszcze utworzyć wewnątrz tego katalogu
podkatalog przeznaczony wyłącznie na nasze listy. Klikamy więc na przycisk
tworzący nowy folder. Widzimy, że w głównej części okna pojawił się nowy
symbol. Nazwa widoczna przy nim jest podświetlona, a więc możemy od razu nadać
mu nową. Niech będzie to „moje listy”. Następnie wciskamy enter.
Klikamy dwukrotnie na „zapisz jako”. List napisaliśmy po, żeby go wysłać, a
więc potrzebna nam będzie jego papierowa wersja. Wydrukujmywięc nasz list! Aby
to zrobić, klikamy na ikonę widoczną w lewym górnym rogu okna programu,
przedstawiającą drukarkę. To już koniec naszej pracy. Nie musimy już wykonywać
żadnych dodatkowych czynności. Jeśli wcześniej poprawnie przyłączyliśmy i
zainstalowaliśmy do komputera drukarkę, to po chwili wydruk będzie gotowy.
Możemy więc już zakończyć pracę programu WordPad, używając skrótu
klawiaturowego „Alt F4”.
145.
Jak efektywnie wykorzystać funkcje w programie Microsoft Word 2000?
Odpowiadając na to pytanie
- ze względu na szczupłość miejsca - ograniczę się jedynie do nowych i
zmodyfikowanych funkcji wymienionego procesora tekstów.
Szablony dokumentów w
Wordzie 2000. W pakiecie Office 2000
szablonów dokumentów nie znajdziemy już w katalogu ...\Microsoft
Office\Szablony. Ścieżka dostępu do
katalogu źródłowego zależy od kolejności, w jakiej przeprowadzaliśmy instalację
oprogramowania na naszym komputerze. Aby znaleźć właściwy folder, w oknie
dialogowym Plik | Zapisz jako
wybieramy format Word - szablon dokumentu.
Office przejdzie wówczas automatycznie do właściwego katalogu. Zapamiętujemy
sobie odpowiednią ścieżkę dostępu i. za pomocą Eksploratora możemy teraz
skopiować nasze stare szablony do właściwego katalogu.
Szybkie rysowanie linii. W celu szybkiego narysowania linii w poprzek strony
wystarczy wpisać trzy razy jedno z tzw. oznaczeń symbolicznych i nacisnąć
klawisz [Enter].Znak minus (-)
umożliwia wstawienie do dokumentu cienkiej, ciągłej linii. Podkreślenie (_) powoduje dodanie nieco grubszej kreski. Symbol równości (=) możemy wykorzystać do narysowania podwójnej, ciągłej
linii, natomiast tyldę (~) do
wstawienia linii falistej. Dodatkowo, korzystając ze znaków # i *, możemy
"rysować" linię potrójną lub utworzoną z małych kwadratów. Podpisywanie dokumentów
za pomocą funkcji Autokorekta
Jeśli podpisujemy swoje
dokumenty za pomocą zeskanowanego podpisu, to w Wordzie 2000 będziemy mogli
wstawić taki obiekt, wpisując dowolny, zdefiniowany przez siebie tekst. W tym
celu wstawiamy najpierw do dokumentu grafikę z naszym podpisem, czyli za
pośrednictwem opcji Wstaw | Rysunek | Z pliku.... Klikamy ten obiekt, aby go uaktywnić, a następnie
wybieramy funkcję Narzędzia | Autokorekta. Przechodzimy teraz do zakładki Autokorekta, klikamy pole wyboru Sformatowany tekst, a w polu Zamień:
wpisujemy tekst, za pomocą którego chcemy w przyszłości wstawiać nasz podpis
(np. mój_podpis). Na koniec klikamy przycisk Dodaj.
Sposób pracy z nowym
Schowkiem. Schowek pakietu Office 2000
umożliwia równoczesne przechowywanie nawet dwunastu obiektów dowolnego typu
(tekst, grafika, dźwięk).W celu wypróbowania działania tego mechanizmu
wywołujemy funkcję Widok | Paski narzędzi | Schowek. Na ekranie powinien pojawić się pusty jeszcze Schowek. Za
pomocą myszki możemy umieścić pasek narzędzi Schowek pod standardowymi paskami
Worda. Aby skopiować do Schowka fragment tekstu, zaznaczamy go i naciskamy
kombinację klawiszy [Ctrl]+[C]. W ten sam sposób możemy wprowadzać również
obiekty z Excela i innych programów pakietu Office. Do tworzenia w Schowku
zrzutów ekranowych należy natomiast użyć klawisza [Print Screen].Wszystkie
obiekty zapisane w Schowku będą pojawiać się kolejno na nowym pasku narzędzi.
jako ikony programów, w których zostały utworzone.
Drukowanie kilku stron na
jednym arkuszu papieru. Dotychczas,
aby na jednej kartce papieru wydrukować kilka stron dokumentu, konieczne było
użycie specjalnych programów sharewarowych lub własnoręcznie napisanych
procedur Visual Basic for Application. Obecnie możliwość tę oferuje również
funkcja Drukuj, dostępna w nowej
wersji Worda. W sekcji Powiększenie okna Drukuj możemy wybrać, ile stron dokumentu ma zostać wydrukowanych
na jednej kartce papieru. W przypadku dokumentu o standardowej wielkości
czcionki (10 punktów) tekst pozostaje jeszcze dość czytelny, nawet gdy
wybierzemy wydruk czterech stron na kartce formatu A4.Tworzenie stron WWW z
wykorzystaniem szablonów projektowych. Word
2000 umożliwia zapisywanie tworzonych w nim dokumentów w formacie HTML (opcja Plik | Zapisz jako stronę
sieci Web), a także pozwala na
projektowanie stron internetowych. W tym celu należy skorzystać z pomocy Kreatora stron sieci Web, dostępnego w oknie Plik | Nowy | Strony sieci Web.. Kreator ten może znacznie ułatwić tworzenie stron
internetowych, jeżeli posłużymy się gotowymi szablonami. Wzorce te znajdziemy w
oknie Motyw wizualny. Do
uaktywniania kreatora bezpośrednio z poziomu dokumentu Worda służy funkcja Format | Motyw. Swoją stronę WWW wykonałem wyżej omówionym sposobem.
146. Jak, korzystając z Worda, dołączyć do tekstu grafikę
otoczoną tekstem?
Pytający nie podał wersji programu. To utrudnia
odpowiedź, bowiem działanie mechanizmu oblewania ilustracji tekstem jest
uzależnione przede wszystkim od posiadanej wersji Worda. Dopiero wersja 97
edytora umożliwia bezpośrednie wstawianie elementów graficznych do tekstu.
Poprzednio można było wykonać to zadanie tylko przy użyciu dodatkowej ramki
pozycjonującej. Jeśli zatem dysponujemy starszą wersję Worda, po wstawieniu
danej grafiki powinniśmy ją zaznaczyć i wybrać z menu polecenie Wstaw | Ramka. Wokół naszego obrazka pojawi się szara ramka.
Zaznaczamy ją, a następnie wybieramy funkcję Format | Ramka. Na ekranie zobaczymy okno dialogowe, w którym w
obszarze Otaczanie ramki tekstem musimy kliknąć parametr Tekst wokoło. Przy użyciu techniki przeciągnij-i-upuść umieszczamy
teraz naszą ramkę w odpowiednim miejscu tekstu. Gdy tekst nadal nie otacza
wstawionej ramki prawidłowo, prawdopodobnie wynika to z faktu, że ramka jest
zbyt szeroka w porównaniu z tekstem. Mogą być dwie przyczyny takiej sytuacji:
albo grafika ma większe rozmiary, niż zakładano, albo zdefiniowana ramka jest
zbyt szeroka. W pierwszym przypadku krawędzie obrazka mają dokładnie taką samą
wielkość jak ramka. Odpowiedzialne za tę sytuację mogą być np. niewidoczne (lub
słabo widoczne) elementy, leżące w pewnym oddaleniu od obrazka. W tym przypadku
pomóc może tylko zmodyfikowanie samej grafiki. Jeśli ramka pozycjonująca jest
szersza od obrazka, to w jej wnętrzu widoczna jest mniejsza ramka z dodatkową
linią. W tej sytuacji powinniśmy dopasować rozmiary ramki do szerokości
grafiki. Należy wybrać funkcję Format | Ramka, a w sekcji Rozmiar zmienić odpowiednio szerokość i długość zdefiniowanej
ramki. W Wordzie 97 możemy również mieć problemy ze zbyt szerokimi grafikami.
Powinniśmy to jednak zauważyć, już podczas zaznaczania obrazka. W innym
przypadku przyczyną naszych kłopotów może być np. złe ustawienie parametru
otaczania obiektu tekstem w oknie dialogowym Ramka.
Należy pamiętać, że Winword oferuje całą paletę
możliwości, jeśli chodzi o oblewanie rysunków tekstem. Obrazek może się
przenikać ze strumieniem tekstu, tekst może też opływać jego obszar z lewej lub
prawej strony albo zupełnie omijać ramkę grafiki. Wymienione opcje są dostępne
po wyborze rysunku prawym klawiszem myszy i wydaniu polecenia Formatuj rysunek |
Otaczanie. Szczególnie interesująca
jest opcja Przyległe, po użyciu
której tekst dopasowuje się do konturów ilustracji. Technika ta funkcjonuje
jednakże tylko w przypadku grafik wektorowych. Fotografie nie są w ten sposób
traktowane przez aplikację. Jeżeli chcemy mimo to w sposób efektowny osadzić w
dokumencie obrazki bitmapowe, ładujemy naszą fotografię do dowolnego programu
służącego do obróbki grafiki wektorowej. Następnie rysujemy za jego pomocą
obrys bitmapy. Kolejnym krokiem jest przypisanie narysowanej figurze koloru
białego i skopiowanie jej do Worda. Tam ustawiamy opcje otaczania Styl otaczania:
Przyległe i Kierunek otaczania:
Obie strony. Ładujemy teraz do
Worda użytą przed momentem bitmapę i otaczanie dla niej definiujemy jako Styl otaczania: Na
wskroś. Ostatnim krokiem jest
przesunięcie bitmapy tak, aby znajdowała się dokładnie ponad wektorowym
konturem fotografii.. Rozwiązaniem alternatywnym, nie zdającym jednak tak
dobrze egzaminu w przypadku dużych, miękkich łuków, jest bezpośrednie
załadowanie fotografii do Worda. Wyświetlamy teraz poleceniem Widok | Paski narzędzi
| Rysunek paletę o tej samej
nazwie. Użyjemy czwartej ikony licząc od prawej strony (Otaczanie tekstem), wybierając polecenie Edycja punktów
zawijania. Możemy teraz modyfikować
automatycznie utworzony obrys obrazka. Mamy możliwość zmiany położenia
istniejących czterech punktów bądź też wstawiania nowych poprzez
"przesuwanie" linii konturu. Wadą tego rozwiązania jest fakt, iż
pomiędzy dwoma punktami kontrolnymi występuje zawsze linia prosta. Elementy
zawierające łuki mogą więc być otaczane tekstem jedynie w pewnym przybliżeniu.
Opisane operacje oblewania grafiki tekstem nie są łatwe i wymagają czasu a przede
wszystkim ćwiczeń. Mnie się to kilka razy udało zrobić...J
147. W jaki sposób racjonalnie korzystać z symboli wieloznacznych w Wordzie?
Funkcja wyszukiwania Worda oferuje specjalną opcję, która
umożliwia wyszukiwanie ciągów znaków przy użyciu symboli wieloznacznych.
Symbole te nie tylko pełnią funkcję "pustych znaków", ale umożliwiają
również definiowanie ograniczonego zestawu dopuszczalnych znaków oraz liczbę
ich wystąpień i położenie w ramach ciągu. Dzięki symbolom wieloznacznym możliwe
jest wyszukanie niemal dowolnej sekwencji znaków.
Uwaga: w ramach opcji Użyj symboli wieloznacznych standardowo rozróżniane są duże i małe litery! Załóżmy, że w
obszernej pracy dyplomowej szukamy lub zamieniamy jakieś wyrazy, wówczas, bez
tego mechanizmu praca nasza przypominałaby pracę Syzyfa. Poniższe przykłady
pozwolą na zrozumienie istoty symboli wieloznacznych i przeprowadzenie
odpowiednich ćwiczeń. Przykład 1: Symbole ? i * są dobrze znane
użytkownikom systemu DOS. Znak zapytania oznacza jeden dowolny znak, natomiast
gwiazdka - dowolny łańcuch znaków. Podobnie jak w DOS-ie, za pomocą tych
symboli możemy więc na przykład wyszukiwać podobnie brzmiące hasła. Przykład 2: Jeśli w danym miejscu chcemy wykorzystać symbol definiujący
ograniczony zestaw dozwolonych znaków, powinniśmy całą ich listę umieścić w
nawiasach kwadratowych []. W przypadku,
gdy zestaw ten ma składać się z kolejnych liter, wystarczy jedynie wpisać
pierwszą i ostatnią z nich oraz wstawić pomiędzy nie myślnik. Ta sama reguła
odnosi się również do cyfr. W ramach nawiasów kwadratowych możemy zastosować
także negację. Jeśli bezpośrednio przed zestawem określonych znaków umieścimy
wykrzyknik [!], Word będzie szukał
tylko tych symboli, których nie ma na liście.
Przykład 3: Wartość n umieszczona
w nawiasach klamrowych {n} określa liczbę
wystąpień poprzedzającego ją symbolu lub wyrażenia. Uwaga: jeśli dany znak występuje bezpośrednio po sobie wiele razy i
liczba ta odpowiada wartości n, to
Word również wyszuka i zastąpi taką sekwencję odpowiednio wiele razy. Inna
sytuacja ma miejsce wtedy, gdy za liczbą n
umieścimy średnik {n;}. Wówczas Word
będzie szukał takich sekwencji, w których znak (ciąg) poprzedzający nawias
klamrowy występuje kolejno przynajmniej n razy.
Cała taka sekwencja zostanie więc zinterpretowana jako jedno wystąpienie
poszukiwanego znaku (ciąg). W nawiasie klamrowym możemy także umieścić dwie
liczby n i m, rozdzielone średnikiem. Tego typu sekwencja oznacza, że
szukany znak (ciąg) powinien występować od n do m razy. Przykład 4: Do tej samej grupy symboli, co nawiasy klamrowe należy
również znak @. Oznacza on, że poprzedzający go znak powinien występować jeden
lub więcej razy. Wyrażenie takie może być przydatne np. wtedy, gdy pewna litera
w określonym słowie ma występować pojedynczo lub podwójnie. W ten sposób możemy
szybko sprawdzić, czy dokument Worda nie zawiera błędów
"klawiaturowych", na przykład podwojonych liter.
Przykład 5: Bardzo przydatne okazują się często nawiasy
"kątowe" < i > , które definiują początek lub koniec słowa. UWAGA: każde słowo dla Worda jest alfanumerycznym ciągiem znaków;
dowolny znak interpunkcyjny (przecinek, cudzysłów, myślnik) jest traktowany
jako koniec słowa. Przykład 6: Symbol \ (tzw. backslash) ma dwa różne znaczenia. Za jego pomocą
możemy zmienić kolejność występujących po sobie wyrażeń, które w polu Znajdź należy umieścić w nawiasach okrągłych (). W polu Zamień
symbol \ wraz z występującą po
nim liczbą pozwala z kolei określić, które wyrażenie mamy na myśli. UWAGA: w przypadku, gdy wyrażenia są oddzielnymi wyrazami, musimy
pamiętać o umieszczeniu spacji pomiędzy nawiasami w polu Znajdź oraz wyrażeniami \n w
polu
Zamień.
Symbol \ jest
przydatny również wtedy, gdy szukamy znaku, który sam może także pełnić funkcję
symbolu wieloznacznego. Jeśli np. chcemy wyszukać nawias okrągły, musimy
umieścić przed nim backslash - \. Aby
wyrażenie wyszukiwawcze lepiej dopasować do określonych potrzeb, możemy
stosować dowolne kombinacje symboli wieloznacznych oraz grupować je przy użyciu
nawiasów okrągłych ().
153. Jak skompresować i zabezpieczyć hasłem pracę
dyplomową napisaną w Wordzie?
Odpowiadając na to pytanie, wypada
uogólnić: dowolny plik lub zbiór możemy skompresować, zabezpieczając go
hasłem. Odpowiadam jak to robić, wykorzystując jedno z dwóch popularnych
narzędzi tego typu: programów WinZip i WinRAR, które bez trudu możemy ściągnąć
z internetu.
q
Aby użyć WinZipa, klikamy
prawym przyciskiem myszy na ikonę obiektu, który chcemy skompresować i
zabezpieczyć hasłem. Teraz z menu kontekstowego wybieramy [Add to Zip].
q
Jeżeli używamy wersji
testowej programu, na ekranie pojawi się najpierw ramka z informacjami o
warunkach korzystania z niej. Usuwamy ją, klikając na [I Agree].
q
W dolnej części
pomocniczego okna znajduje się przycisk [Password...]. Gdy na niego klikniemy,
wywołamy okno przeznaczone do zdefiniowania hasła {Password}. Wpisujemy w nie
dowolną kombinację znaków, która odtąd będzie chroniła dokument i wybieramy
[OK]. Następnie w kolejnym, bardzo podobnym oknie, jeszcze raz wpisujemy ten
sam ciąg znaków i również wybieramy [OK]. W ten sposób wróciliśmy do znanego
nam już okna. Gdy teraz klikniemy na [Add], program spakuje wskazany przez nas
zbiór, a utworzone archiwum będzie zabezpieczone hasłem.
q
WinRAR działa nieco inaczej.
Aby zabezpieczanie zbiorów było możliwe, musimy rozpocząć pracę z programem w
sposób typowy dla systemu Windows. Klikamy więc kolejno na [Start], [Programy],
[WinRAR] i [WinRAR]. Teraz z menu [Plik] wybierany [Hasło]. W pomocniczym oknie
w oba pola { Wprowadź hasło. Potwierdź hasło.} wpisujemy ten sam ciąg znaków,
który odtąd będzie naszym hasłem i klikamy na [OK].
q
Zwróćmy uwagę na zmianę,
jaka nastąpiła w lewym dolnym rogu głównego okna programu. Widocznym przy
symbolu dysku klucz, który zwykle jest żółty, zmienił kolor na czerwony. Jest
to dla nas znak, że wszystkie archiwa, które teraz stworzymy będą zabezpieczone
hasłem, które właśnie podaliśmy.
q
Aby dostać się do
zabezpieczonego archiwum, używając programu WinZip, klikamy prawym przyciskiem
myszy na ikonę tego obiektu i wybieramy [Extract to...]. Następnie w takim
oknie{Folders/drives:} wskazujemy, gdzie mają trafić rozpakowane pliki i
wybieramy [Extract]. Jednak dekompresję uda się przeprowadzić tylko w tedy, gdy
w kolejnym oknie wpiszemy zabezpieczające hasło i naciśniemy [OK.]. Jeżeli
nie podamy go poprawnie, na ekranie zobaczymy komunikat o błędzie:{WinZip
encountered problems during this operation. Would you like to see WinZip’s
log file?}.
q
Jeżeli posługujemy się
programem WinRAR, z menu kontekstowego wybieramy [Wypakuj pliki...]. W
pomocniczym oknie {Folder docelowy i opcje wypakowania.} wskazujemy miejsce, w
które trafią rozpakowane pliki i klikamy na [OK]. W następnej kolejności
widzimy prośbę o wpisanie hasła: {Wprowadź hasło dla pliku pdyplomowa.doc}.
Umieszczamy je w tym polu, a następnie naciskamy [OK]. Gdy się pomylimy, na
ekranie ujrzymy taką informację {Niewłaściwe hasło dla pdyplomowa.doc}.
Na koniec wypada przypomnieć, że Word i Excel posiadają
możliwość zablokowania osobom niepowołanym dostępu do dokumentu. W obu
programach zabezpieczenia działają w ten sam sposób.
1. Otwieramy istniejący lub tworzymy nowy dokument Worda lub
Exela.
2. Rozwijamy menu [Plik] i wybieramy z niego [Zapisz
jako...]. Teraz w oknie zapisywania klikamy na przycisk [Narzędzia] i
[Opcje...]. W ten sposób wywołujemy na ekranie pomocnicze okno. Ochronę przed
intruzami wprowadzamy, korzystając z dwóch pól: {Hasło ochrony przed otwarciem:
i Hasło ochrony przed zmianami:}.
Opisywane wcześniej archiwa mają niestety takie same wady, co zabezpieczane hasłem pliki
Excela i Worda. Istnieją narzędzia (w zamyśle twórców przeznaczone do
odszukiwania zapomnianych haseł), dzięki którym każdy, kto skopiuje nasz plik
będzie mógł po pewnym czasie stwierdzić, jakim hasłem go zabezpieczyliśmy.
158. Jak dokonać poprawek
w dokumencie kolegi, nie usuwając pierwotnej wersji tekstu?
Word jest wyposażony jest w
narzędzie umożliwiające poprawę dokumentu w taki sposób, aby autor mógł łatwo
znaleźć nasze uwagi, a jeżeli się z nimi nie zgadza – szybko przywrócić
pierwotną wersję tekstu.
1.
Otwieramy Worda, a w nim
dokument, który zamierzamy poprawić. Teraz włączamy tryb rejestrowania
wprowadzonych zmian. Rozwijamy menu Narzędzia, przeciągamy kursor
na Rejestruj zmiany, a z podmenu wybieramy Wyróżniaj zmiany....
Na ekranie widzimy pomocnicze okno. Musimy w nim zaznaczyć pole Rejestracja
zmian podczas edycji. Następnie decydujemy, czy zmiany mają być
widoczne na ekranie (Wyróżnianie zmian na ekranie) czy na wydruku (Wyróżnianie
zmian w dokumentach drukowanych). Możemy też pozostawić zaznaczone oba
pola.
2.
Nasz wpływ na działanie
narzędzi rejestrującego zmiany na tym się nie kończy. Po kliknięciu na Opcje
decydujemy, w jaki sposób będą wyróżnione poprawki, które za chwilę wprowadzimy
do dokumentu. Spójrzmy, jakie są ustawienia domyślne. Program proponuje, aby
fragmenty, które teraz dopiszemy, oznaczyć podkreśleniem, a wyrazy lub słowa,
które postanowimy usunąć – przekreśleniem. Wszystkie ślady naszej działalności
będą wpisywane na czerwono, a ponadto czarna pionowa kreska widoczna przy lewej
krawędzi ekranu wskaże wiersze, w których pojawiły się zmiany. Jeżeli nie
stosowaliśmy właśnie takich rodzajów formatowania w tekście, pozostawimy
te ustawienia bez zmian. Zamykamy oba otwarte okna, klikając na OK.
3.
Możemy już wprowadzić
poprawki. Zwróćmy uwagę, że łatwo usunąć teraz dopisek, który sami przed chwilą
zrobiliśmy - w dokumencie nie będzie po nim śladu. Wszystkie inne zmiany są wyraźnie
widoczne.
4.
Dokument, w którym
wprowadziliśmy rejestrowane zmiany, wymaga dalszej obróbki. W tekście znajdują
się przekreślenia, podkreślenia oraz
podwójne wersje niektórych fragmentów. Musimy (my lub autor tekstu) zdecydować,
które ze zmian pozostaną w dokumencie, a gdzie przywróci się oryginalną wersję.
Okno, które pomoże nam przeprowadzić taką weryfikację, wywołujemy, klikając na:
Narzędzia | Rejestruj zmiany oraz na Zaakceptuj lub
odrzuć zmiany...
5.
Aby przystąpić do czyszczenia
dokumentu, klikamy na Znajdź. Po chwili program przeniesie nas w
miejsce, gdzie znajduje się pierwsza poprawka. Na ekranie ujrzymy poprawkę, a w
oknie komentarz dotyczący jej rodzaju oraz nazwiska użytkownika, który ją
wprowadził (jeżeli nasz tekst poprawiało kilku recenzentów, zwróćmy szczególną
uwagę na poprawki naszego pracodawcy; mogą okazać się naprawdę cenneJ).
6. Teraz decydujemy, czy chcemy poprawkę zachować czy też
odrzucić. Wybieramy więc jeden z pary przycisków: Zaakceptuj i
Odrzuć. Gdy to zrobimy, program zaczyna kolejną poprawkę.
Możemy także zaakceptować lub odrzucić wszystkie zmiany: Zaakceptuj
wszystkie | Odrzuć wszystkie. Potwierdzając lub odrzucając zmiany,
dochodzimy do końca dokumentu.
7. Musimy jeszcze wyłączyć tryb
rejestrowania zmian. Klikamy, więc na Narzędzia | Rejestruj zmiany i wreszcie Wyróżniaj zmiany, a w oknie cofamy zaznaczenie
przy pozycji Rejestracja zmian podczas edycji.
Word
pozwala nam też porównać dwie wersje dokumentu w zupełnie inny sposób. Autor zapisuje dokument w
oryginalnej formie na dysku twardym, a nam, recenzentom, wręcza jedynie jego
kopię. W zwykły sposób, a więc bez uruchamiania mechanizmu rejestrowania zmian,
nanosimy w niej swoje poprawki, zapisujemy zmieniony dokument i oddajemy go
autorowi. Ten otwiera naszą pracę w Wordzie, a następnie rozwija menu Narzędzia
i wskazuje Rejestruj zmiany i Porównaj dokumenty. Po zaznaczeniu
nazwy oryginalnego dokumentu klika na Otwórz. W dokumencie pojawią się
podkreślenia i przekreślenia. Autorowi dokumentu powtórnie proponuję zastanowić się nad odrzuceniem poprawek
swojego szefaJ
159. Co należy zrobić,
żeby poprawić wielokrotną pomyłkę i dowiedzieć się kto pracował nad wspólnym
dokumentem i czy go wydrukował?
Programy wchodzące w skład pakietu biurowego Office
pozwalają na wiele usprawnień naszej pracy przy komputerze.
Wielokrotna pomyłka. Czasami zdarza się, że popełniamy
kilkakrotnie ten sam błąd. Poniższa wskazówka pokazuje, jak skorygować pomyłkę
i za jednym zamachem wstawić poprawny wyraz na miejsce błędnego. Przedstawiona metoda
jest bardzo przydatna także w wielu innych wypadkach, na przykład gdy chcemy
zamienić jeden wyraz na inny w całym dokumencie.
1.
Naciskamy jednocześnie
Ctrl+Home – w ten sposób przenosimy się na początek dokumentu, w którym
będziemy wprowadzać zmiany. W naszym przykładzie jest to plan pracy na rok
2001, w którym roztargniony(?) autor podał
w terminach wykonania: 1999.
2.
Zadanie nasze polega na
szybkiej zmianie liczby 1999 na 2001. W tym celu z menu Edycja wybieramy
pozycję Zamień...Możemy też nacisnąć klawisze
Ctrl+H.
3.
W górne okno wpisujemy
tekst, który chcemy odnaleźć. Natomiast w dolne wpisujemy wyraz(y), na który
chcemy zamienić wpisane wyżej słowo.
4.Jeżeli
jesteśmy pewni, że chcemy zamienić wszystkie wpisane w polu Znajdź: słowa,
klikamy na Zmień wszystko.
5.
Czasami nie chcemy
automatycznie zmieniać wszystkich wyrazów. Wtedy zamiast na Zmień wszystko
klikamy na Znajdź następny. Word zaznacza znaleziony wyraz. Jeżeli teraz
klikniemy na Zmień, edytor dokona zmiany, a kursor przeniesie się do następnego
miejsca w tekście, w którym występuje wyszukiwany wyraz. W ten sposób można
wszystkie prace przydzielone w ubiegłym roku Kowalskiemu, przekazać w nowym
roku Nowakowi, który przyjmie decyzję szefa z ochotąJ
2.
W otwartym oknie klikamy
jeden raz na zakładkę Statystyka.
3.
W oknie pojawia się wiele
interesujących informacji. W tym miejscu widzimy przykładowo kto ostatnio
modyfikował tekst. Poniżej widzimy, ile czasu łącznie trwała praca nad
dokumentem. (Nie zawsze jednak będziemy pewni czy xxx to Wacek a czterogodzinny
czas pracy nad dokumentem nie był urozmaicony trzygodzinnym układaniem pasjansaJ)
Kiedy dokument został
wydrukowany? Jeżeli chcemy mieć takie informacje, warto w dokumencie (np. u
dołu strony) wpisać tekst: Ostatni wydruk:.
1.
Następnie w menu Wstaw
klikamy na opcję pole... . W lewej części otwartego okna klikamy na Data i
godzina.
2.
Teraz w prawej części okna
musimy zaznaczyć opcję PrintDate.
Po kliknięciu na OK. do dokumentu zostaje wstawiona data:
Ostatni wydruk: 00-00-00 00:00. Na razie są to same zera, ale gdy tylko
dokonamy pierwszego wydruku, zostaną one zamienione na poprawna datę. Co
najważniejsze, pole to będzie aktualizowane podczas każdego drukowania
dokumentu. Skoro piszę o drukowaniu, to
na zakończenie propozycja: Jeżeli chcemy oszczędzić tusz i papier,
powinniśmy drukować dwie strony tekstu na jednej kartce. Oto w jaki sposób
można to zrobić:
1.
Z menu Plik wybieramy opcję
Drukuj... .
2.
Otwiera się okno służące do
ustawienia parametrów drukowania. Z rozwijanej listy Stron na arkusz wybieramy
wpis 2 strony .
3.
Klikamy na OK. Po chwili
zostaje wydrukowana kartka z dwiema stronami tekstu.
160. Jak ustalić format dokumentu, szybko wypunktować listę
oraz pozbyć się Asystenta?
Na wstępie prośba: Nie
pozbywajmy się Asystenta! Jeżeli nie czujemy się pewnie w Wordzie, warto
skorzystać z wbudowanego w ten program pomocnika. Jest to animowana postać mająca
ułatwić naszą pracę. Oprócz niesienia pomocy jej zadaniem jest
rozbawianie użytkownika. Niemal przy każdej czynności Asystent wykonuje
najprzeróżniejsze gesty i czynności. Domyślnym asystentem jest spinacz, ale
możliwa jest zmiana tego ustawienia.
1.
Na ekranie ustawiamy tekst
tak, by widoczny był interesujący nas fragment.
2.
Następnie z menu Pomoc
wybieramy pozycję Co to jest? Widzimy,
że kształt kursora zmienił się. Tę samą opcję możemy uaktywnić, korzystając
tylko z klawiatury. Wystarczy, że jednocześnie naciśniemy klawisze Shift i F1.
3.
Klikamy teraz na dowolne
miejsce w tekście. Zostaje wyświetlona ramka, z której odczytujemy interesujące
nas informacje. W tym miejscu wyświetlany jest styl czcionki, jej rozmiar oraz
sposób dosunięcia.
4.
Jeżeli ręcznie dokonamy zmiany
parametrów tekstu, zostaje to odnotowane. Powtarzamy krok trzeci dla każdego
miejsca w tekście, którego formatowanie chcemy sprawdzić. Aby powrócić do
edycji dokumentu, naciskamy klawisz Esc.
Granice tekstu. Warto
znać obszar, po którym możemy pisać. Niestety przy standardowych ustawieniach
Worda nie jest on dobrze oznaczony. Rozpoznać możemy go tylko, patrząc na linijkę. Krawędź strony możemy znaczyć
jednak w inny, bardziej widoczny sposób.
1.
Klikamy na menu Widok oraz na
Układ strony. Z menu Narzędzia wybieramy pozycję Opcje...
2.
Klikamy na zakładkę Widok.
Zaznaczamy opcję Granice tekstu i klikamy na OK.
3.
Teraz w naszym dokumencie
dokładnie widać granice tekstu.
Szybkie wypunktowanie.
Często wpisujemy listy, w których poszczególne punkty wyróżnione są kropką. Z
pewnością przyda nam się skrót klawiaturowy tworzący listę wypunktowaną.
1.
Wpisujemy nagłówek naszej
listy i pierwszy element.
2.
Potem naciskamy jednocześnie
klawisze Shift, Ctrl i L. Pojawia się kropka.
3.
Naciskamy teraz na klawisz
Enter. W następnym wierszu pojawia się taka sama kropka.
4.
Jeżeli tak się nie stało, to
znaczy, że nie mamy włączonego automatycznego Wypunktowania list. W menu
Narzędzia klikamy na Autokorekta...
Otwiera się okno, w którym klikamy na zakładkę Autoformatowanie podczas
pisania i zaznaczamy opcję Automatyczne wypunktowanie list.
5.
Gdy wprowadzimy wszystkie
elementy naszej listy, przechodzimy do pustego wiersza i naciskamy klawisz
BackSpace. Word nie wstawia już kropki na początku każdej nowej linii.
Ułatwianie sobie pracy
przy korzystaniu z asystenta.
1.
Uruchamiamy Worda. Jeżeli na
ekranie nie widać asystenta, klikamy na menu Pomoc i wybieramy pozycję
Microsoft Word – Pomoc F1. Na ekranie pojawia się spinacz zadający
pytanie, w czym może nam pomóc. Okno to zamykamy klikając na Zamknij.
2.
Jeżeli wybrany asystent znudzi
nam się lub nie jest nam więcej potrzebny, klikamy na niego prawym przyciskiem
myszki. Z menu wybieramy polecenie Ukryj Asystenta. Pomocnik znika z
ekranu bez śladu.
Jestem przekonany, że Pani pytająca jak usunąć natrętnego
Asystenta, wcześniej czy później zatęskni za nim a wtedy ...przyda się punkt
pierwszyJ
165. Czy dużo tracę nie „przesiadając” się z Worda 97 na
Worda 2000?
Odpowiedź nie jest taka prosta jak by się wydawało. Tu
nie chodzi tylko o nowe funkcje programu Word 2000. Ważny jest również zakup
licencji na nowy produkt. Pytający nie podał konfiguracji swojego komputera.
Przy zbyt starym sprzęcie może okazać się, że Word 2000 będzie „chodził” zbyt
wolno! Przed wymienieniem nowych funkcji Worda 2000, przypomnę, że wersja ta
jest w pełni zgodna z wcześniejszymi - co jest oczywiste - ale też możliwe jest
„przesiadanie” się z plikami utworzonymi w Wordzie 2000 z powrotem do wersji
Word 97, co jest bardzo ważne. Innymi słowy: Zgodność wersji daje
pewność, że jeżeli dokument programu Word jest współużytkowany z osobami
posiadającymi wcześniejsze wersje programu Word, to można wyłączyć nowsze
funkcje programu Word. Wyłączone funkcje nie będą widoczne w starszych wersjach
programu. Korzystając z nowych funkcji programu Word 2000, można nie tylko
przyspieszyć pracę, ale można zaoszczędzić czas i jednocześnie utworzyć
dokumenty lepiej się prezentujące. Funkcja Kliknij i wpisz umożliwia
ustawienie tekstu, grafiki, tabel lub innych elementów w dowolnym miejscu na
stronie. Wystarczy ustawić wskaźnik, kliknąć dwukrotnie i rozpocząć wpisywanie.
Powiększanie wydruku umożliwia skalowanie dokumentu zgodnie z różnymi
rozmiarami papieru i drukowanie wielu stron na pojedynczym arkuszu papieru. Funkcja
gromadzenia i wklejenia umożliwia kopiowanie jednocześnie kilku elementów
do Schowka. Można gromadzić informacje z wielu źródeł i wkleić je w jednym
miejscu. Tabele zagnieżdżone mogą być umieszczone w innej tabeli. Można
w ten sposób umieścić całą tabelę w komórce innej tabeli. Tabele swobodne mogą
być umieszczane w dowolnym miejscu na stronie. Można przesunąć tabelę do innego
położenia lub zmienić rozmiar tabeli za pomocą jednego ruchu myszy. Tekst może
być teraz zwijany wokół tabel, a tabele mogą być umieszczane obok siebie. Kolor
24-bitowy może być teraz wykorzystany jako kolor tekstu, obramowań i
cieniowania, co jest bardzo ważne w kolorowych wydrukach tworzonego dokumentu. Graficzne
znaki wypunktowania ułatwiają wstawianie niewielkich rysunków przed
poszczególnymi elementami listy. Jeżeli konieczne jest ozdobienie listy
punktowej, wystarczy użyć grafiki WordArt lub własnej grafiki zamiast
standardowych znaków wypunktowania. Warto wiedzieć, że program Word 2000
jest przystosowany do sieci Web. Dokumenty napisane w programie Word
mogą być zapisane w sieci Web w formacie HTML. Można zapełnić całe
witryny sieci Web bez opuszczania programu Word. Skonfigurowanie
spotkania w trybie online daje możliwość rozmowy z innymi osobami i
słuchanie ich w czasie rzeczywistym, nawet pisanie w tym czasie uwag do siebie
nawzajem na tablicy elektronicznej. Można wykorzystać sieć Web do spotkania się
„twarzą w twarz” z innymi osobami, nie odchodząc od swojego biurka. Papeteria
osobista służy do dostosowania dokumentów pocztowych wówczas, gdy program
Word jest wykorzystywany jak edytor wiadomości e-mail. Można wybrać wiele
różnych ustawień dotyczących czcionek, tła i kompozycji. Można teraz użyć
programu Word do komunikowania się w wielu językach. Ponieważ pakiet biurowy
Microsoft Office 2000 łączy niemal wszystkie wersje językowe w pojedynczym
programie, użytkownik dysponuje dostępem jednocześnie do kilku języków. Można
pisać w języku angielskim, francuskim i japońskim w tym samym
dokumencie. Format HTML jest standardem otwartym, dlatego dokument może być
zapisany w formacie HTML i przeglądany w przeglądarce na dowolnej platformie.
Ten „okrężny” format pliku pozwala utworzyć dokument w programie Word 2000,
zapisać go jako HTML i później przenieść go z powrotem do programu Word bez
utraty danych. Zgodność z przeglądarką jest zagwarantowana. Edytor
ramek stron sieci Web jest użytecznym narzędziem służącym do tworzenia
wielu układów ramek na stronach sieci Web. Powszechnym sposobem użycia ramek
jest wyświetlenie spisu treści w jednej ramce i strony sieci Web w innej ramce.
Daje to pewność, że spis treści jest zawsze widoczny. Można wykorzystać pasek
narzędzi Ramki do zaprojektowania ramek strony sieci Web, a program
wykona całe kodowanie za użytkownika. Nie wymieniłem wszystkich „ulepszeń” ale
najprawdopodobniej przekonałem pytającego do tworzenia dokumentów w nowszej
wersji Worda.
Program Word 2000 oferuje wiele funkcji i ulepszeń, które
mogą ułatwić efektywne tworzenie dokumentów i efektywne zarządzanie nimi.
Zadania, które mogą być wykonane za pomocą programu Word 2000 wraz z
podstawowymi opisami ważniejszych funkcji, opisałem w odpowiedziach nr 164 i
165. Warto zapoznać się z tymi informacjami, aby dowiedzieć się, co program
Word 2000 ma do zaoferowania. Więcej informacji znajdzie Czytelnik w Pomocy
programu Word. Program Word oferuje kilka sposobów przeglądania dokumentów.
Widok Normalny wyświetla tekst w uproszczonym formacie, który umożliwia
szybsze wpisywanie i nawigację w pliku. Widok układu wydruku przedstawia
wygląd tekstu i grafiki po wydrukowaniu dokumentu. Jest to domyślny widok w
programie Word 2000, który umożliwia pracę z dokumentem w jego prawdziwej
postaci. Podgląd wydruku daje możliwość zobaczenia, w jaki sposób
dokument będzie wyglądał po wydrukowaniu. Można zobaczyć jednocześnie kilka
stron. Zarządzanie wieloma dokumentami. umożliwia jednoczesną pracę z
kilkoma dokumentami. Można przeglądać poszczególne dokumenty w oknie, podzielić
okno lub przeglądać ten sam dokument w dwóch oknach. Zmiana układu
dokumentów jest bardzo łatwa. Można przeglądać jednocześnie wszystkie
dokumenty i przewijać widok niezależnie w poszczególnych dokumentach. Można
zmienić rozmiar poszczególnych okien, aby oglądać tylko wybrane fragmenty
dokumentu. Każdy nowy dokument pakietu Office 2000 jest wyświetlany na pasku
zadań systemu Windows, dlatego można również przełączać z jednego dokumentu do
innego za pomocą pojedynczego kliknięcia. Podział okien umożliwia
pracę jednocześnie w dwóch fragmentach dokumentu. Można utworzyć pasek
podziału, aby podzielić dokument na dwie sekcje. Każda sekcja może być
przewijana niezależnie. Nowe okna mogą być tworzone w razie konieczności
wyświetlenia nowego widoku tego samego dokumentu. Każdy widok może być
przeglądany i edytowany niezależnie, jednak w każdym widoku wyświetlany jest
ten sam dokument. Niezmiernie ważną sprawą jest przenoszenie się w obrębie
dokumentów. Istnieje wiele sposobów nawigowania w dokumentach. Skróty
klawiaturowe pozwalają na szybkie przeglądanie dokumentów. Klawisze
strzałek przenoszą kursor o jeden znak w lewo lub w prawo oraz o jeden wiersz w
górę lub w dół. Po naciśnięciu klawisza CTRL klawisze strzałek przenoszą kursor
o jedno słowo w lewo lub w prawo oraz o jeden akapit w górę lub w duł. Klawisze
PAGE UP i PAGE DOWN umożliwiają szybkie wyświetlanie kolejnych stron. Klawisze
HOME i END przenoszą kursor na początek lub na koniec wiersza tekstu. Po
naciśnięciu klawisza CTRL klawisze HOME i END przenoszą kursor na początek i na
koniec całego dokumentu. Paski przewijania po prawej stronie i u dołu
ekranu umożliwiają przesuniecie widoku pionowo lub poziomo. Można również
wyświetlić kolejne strony lub różne fragmenty danej strony. Polecenie
Przejdź do służy do wyświetlenia określonej lokalizacji lub obiektu w
dokumencie (na przykład tabeli lub wiersza o określonym numerze), a następnie
wyświetlenie kolejnych elementów. Na przykład można wyświetlić kolejne
komentarze i zatrzymać się przy każdym komentarzu w całym dokumencie lub tylko przy
komentarzach umieszczonych przez określonego użytkownika.
Dokument można przeglądać przez wyświetlanie kolejnych jego elementów, takich jak nagłówki,
grafika, pola, przypisy końcowe, przypisy dolne, komentarze, sekcje i strony.
Należy wybrać element, na przykład tabelę, A następnie użyć przycisków z
ikonami podwójnych strzałek u dołu pionowego paska przewijania do wyświetlania
następnej lub poprzedniej tabeli. Domyślnym ustawieniem jest Przeglądaj wg
stron, które jest jednoznaczne z użyciem klawiszy PAGE UP i PAGE DOWN. Plan
dokumentu może być wykorzystany do wyświetlania kolejnych sekcji i
śledzenia aktualnej lokalizacji w dokumencie. Aby wybrać poziom szczegółów
wyświetlanych w Planie dokumentu, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy
okienko Plan dokumentu, a następnie wybrać opcję. Na przykład można
wyświetlić wszystkie nagłówki lub tylko nagłówki górnego poziomu oraz rozwinąć
lub zwinąć poziom szczegółów pod wybranym nagłówkiem. Wyszukiwanie tekstu jest
kolejnym sposobem nawigowania w dokumencie. Jeżeli poszukiwane jest określone
słowo lub fraza, można użyć polecenia Znajdź do wyświetlenia
odpowiedniego fragmentu dokumentu.
171. W jaki
sposób wprowadzać, przenosić i formatować tekst w dokumentach WORDa 2000?
Wprowadzenie tekstu
jest bardzo proste. Wystarczy uruchomić program, ustawić wskaźnik, kliknąć
dwukrotnie myszką i pisać. Punkt
wstawiania jest migoczącą pionową kreską, która sygnalizuje miejsce
umieszczenia tekstu. Można przesunąć punkt wstawiania, używając myszy,
klawiatury lub poleceń menu. Funkcja
kliknij i wpisz umożliwia wstawienie tekstu w dowolnym miejscu na stronie.
Funkcja Kliknij i pisz jest również użyteczna do wstawiania innych elementów,
takich jak grafika i tabele, w pustych obszarach dokumentu. Tryby wstawiania i zastępowania -(klawisz Insert) - stanowią dwie
metody wprowadzania tekstu do programu Word. Aby dodać nowe litery w punkcie
wstawiania, należy wykorzystać tryb wstawiania. Aby zamienić znaki
podczas wpisywania tekstu w punkcie wstawiania, należy wykorzystać tryb
zastępowania. Jeśli chcemy przenosić bloki tekstu w całym dokumencie, to
powinniśmy zaznaczyć odpowiedni fragmenty tekstu i przenieść go, używając
myszy, lub skopiować do Schowka. Zaznaczenie
tekstu jest łatwe. Można zaznaczyć tekst, używając myszy lub klawiatury.
Zmiana koloru tła i tekstu jest sygnałem zaznaczenie tekstu. Edycja tekstu metodą „przeciągnij i upuść”,
umożliwia przeniesienie tekstu z jednej części dokumentu do innej. Po
zaznaczeniu tekstu należy przeciągnąć go do nowej lokalizacji. Kolejną metodą
przenoszenia tekstu z jednego miejsca do innego jest Kopiowanie i wklejanie. Należy zaznaczyć tekst przenoszony do
skopiowania i wykorzystać polecenie Kopiuj. Schowek pakietu Office może gromadzić
i przechowywać do 12 elementów. Bardzo
wygodne są polecenia Znajdź i
Zamień umożliwiające wyszukiwanie tekstu, formatowania i znaków specjalnych
w dokumencie. Polecenie Znajdź może
być wykorzystane do wyszukania określonego słowa, frazy lub formatu tekstu w
dokumencie. Polecenie Zamień może
być wykorzystane do zastąpienia każdego wystąpienia znaku, słowa, frazy lub
formatu tekstu w całym dokumencie.
Program Word 2000 udostępnia wiele narzędzi służących do
ulepszenia wyglądu tekstu i zróżnicowania układu dokumentów. Formatowanie jest
wykonywane na trzech poziomach: znaku, akapitu i całego dokumentu. Można
zapisać i zastosować wspomniane elementy formatowania za pomocą funkcji Style
programu Word. Korzystając z funkcji Formatowanie
tekstu, można zróżnicować
sposób wyświetlania tekstu modyfikując czcionkę oraz jej rozmiar i kolor. Można
również zastosować specjalne efekty, takie jak Cień, Kontur i Uwypuklenie.
Czcionka jest podstawowym
krojem pisma, za pomocą którego są wyświetlane słowa. Czcionki są grupowane w
formie rodzin, takich jak Times New Roman lub Arial. Każda rodzina czcionek
wyświetla poszczególne litery w innym kształcie. Rozmiar czcionki określa wielkość wyświetlanych liter. Rozmiar
czcionki jest mierzony w punktach (1/72 część cala).
Styl czcionki określa wyróżnianie lub grubość wyświetlanych liter.
Każda czcionka może być wyświetlona z użyciem stylu Normalny, Kursywa
(pochylona), Pogrubiona (grubsza), Pogrubiona kursywa (grubsza i pochylona) lub
może być Podkreślona. Program Word udostępnia skróty dla stylu Pogrubiona,
Kursywa i Podkreślona. Kolor i efekty
specjalne służą do ozdobienia
tekstu. Można wybrać jeden z kilku kolorów i efektów specjalnych, takich jak
Cień, Kontur i Uwypuklenie. Wyrównanie
akapitu określa wyrównanie tekstu do lewej, do prawej, do środka lub
justowanie tekstu (wyrównanie tekstu jednocześnie do lewej i do prawej). Automatyczne formatowanie umożliwia
szybkie zastosowanie formatowania, takiego jak nagłówki, listy punktowane,
obramowania i inne. Można automatycznie formatować dokument po zakończeniu
pisania lub formatować dokument podczas pisania. Na przykład, jeśli użytkownik
wpisze liczbę a następnie kropkę, spację i tekst, program Word rozpoczyna
tworzenie listy numerowanej. Styl jest kolekcją elementów formatowania,
które mogą być zastosowane w odniesieniu do tekstu. Program Word zawiera kilka
podstawowych wbudowanych stylów nagłówków, akapitów i list. Można również
utworzyć własne style. Zastosowanie stylu w odniesieniu do tekstu pozwala
zaoszczędzić czas, ponieważ kilka różnych elementów formatowania może być jednocześnie
zastosowanych w odniesieniu do jednego tekstu.
172. Jak wykonać
zestawienie w tabeli i udostępnić je pocztą elektroniczną przy pomocy programu
Word 2000?
Tworzenie prostej tabeli polega na ustawieniu wskaźnika
w miejscu, w którym powinna pojawić się tabela, a następnie użyciu polecenia
Wstaw tabelę. Potem należy wybrać liczbę kolumn i wierszy, które tabela powinna
zawierać. Tabela pojawi się ma stronie po wykonaniu powyższych operacji.
Wstawianie tabeli wymaga skorzystania z zewnętrznych źródeł za pomocą poleceń
Kopiuj i Wklej. Po skopiowaniu arkusza programu Excel lub arkusza danych
programu Access, można wkleić te dane jako tabelę programu Word. Narzędzia do
edycji tabel służą do edycji linii, wypełnień i obramowań tabel oraz
kontrolowania wyrównania tekstu i obiektów w tabeli. Narzędzia do formatowania
tabel umożliwiają dodanie lub usunięcie linii, formatowanie linii, dodanie
koloru do komórek, dodanie wierszy lub kolumn, kontrolowanie i wypełniania zawartości
komórek, sortowanie zawartości komórek, scalanie komórek itp. Autoformatowanie
tabel pozwala na wybór jednego z wielu wstępnie zaprojektowanych formatów
tabel. Przekształcanie tabeli w tekst i tekstu w tabelę umożliwia konwersję
informacji zawartej w tabeli na zwykły tekst i odwrotnie - konwersję dowolnego
zaznaczonego tekstu w tabelę. Tabele
mogą być wykorzystywane do organizowania informacji na stronie. Można utworzyć
zarówno prostą listę, jak i bardzo skomplikowane elementy publikacji (takie jak
tworzenie nagłówka biuletynu.) Wszystkie tabele programu Word są w pełni
kompatybilne z formatem HTML. Oznacza to, że wyglądają równie dobrze na stronie
sieci Web jak w programie Word.
Program Word stworzył nowe sposoby udostępniania informacji.
Można wymieniać dokumenty, rozszerzać zakres korespondencji e-mail i
współpracować z innymi osobami jednocześnie w tym dokumencie. Korzystając z
poczty e-mail, sieci firmowej lub sieci Web, można pracować z osobami
znajdującymi się po drugiej stronie sali lub na całym świecie!
Rozbudowane funkcje programu Word mogą być wykorzystywane do
rozbudowywania wiadomości e-mail. Można wysyłać wiadomości bezpośrednio z
programu Word lub użyć programu Word jako edytora wiadomości e-mail w
połączeniu z ulubionym programem pocztowym. Z programu Word można nawet wysłać
faksy!
Wysyłanie
wiadomości e-mail można prowadzić z programu Word za pomocą polecenia Wyślij
do. Można wysyłać aktualny dokument jako treść e-mail lub jako załącznik.
Aby natychmiast wysłać dokument do określonej skrzynki odbiorczej, wystarczy
wybrać adresata.
Rozsyłanie
dokumentów umożliwia wysyłanie dokumentu
pocztą e-mail kolejno do kilku użytkowników. Rozsyłanie dokumentu pozwala
poszczególnym adresatom za poznać się z recenzjami wprowadzonymi przez
poprzedniego adresata.
Zastosowanie
programu Word jako edytora wiadomości e-mail pozwala połączyć program Word z ulubionym programem pocztowym i dzięki
temu rozszerzyć możliwości edytora wiadomości e-mail o takie funkcje, jak
Autokorekta, sprawdzanie pisowni i gramatyki, tezaurus, kompozycje itd. Program
Word 2000 udostępnia specjalne szablony z kompozycjami, zaprojektowane
specjalnie dla wiadomości e-mail.
Podpis
automatyczny daje możliwość dodania
krótkiej wiadomości u dołu każdej wysłanej wiadomości e-mail, jeżeli program
Word jest wykorzystywany jako edytor wiadomości e-mail. Można tworzyć unikatowe
podpisy dla różnych wiadomości.
Kreator faksów umożliwia wysyłanie wiadomości jako faksów. Wystarczy
powiedzieć Kreatorowi co powinno znaleźć się na stronie tytułowej, podając
nazwisko i numer faksu, a kreator wykona całą pracę za użytkownika. Ciekawym sposobem udostępniania
dokumentów innym osobom jest opublikowanie go w wirtualnej sieci Web, którą te
osoby mogą odwiedzać. Osoby te następnie mogą edytować dokument lub umieszczać
w innym komputerze, by następnie wysłać dokument po recenzji powrotem do
autora. Program Word 2000 udostępnia sposoby ochrony dokumentu, pozwalając
uniknąć wirusów i ograniczyć dostęp do określonych użytkowników.
173. Czy program Word 2000 można wykorzystać jako edytor
stron internetowych?
Na wstępie wypada przypomnieć, że można uzyskać lepsze
efekty korzystając z programu Microsoft Front Page 2000 Web służącego do
tworzenia witryn i zarządzania witrynami w sieci Web pakietu Office 2000.
Program Word 2000 również ułatwia tworzenie stron sieci Web i pracę z
formatem HTML -uniwersalnym językiem sieci Web. Aby utworzyć nowe strony sieci
Web, należy zapisać dokument jako stronę sieci Web lub użyć Kreatora
stron sieci Web, program Word 2000 „wie”, jak to zrobić. Format pliku
towarzyszącego HTML umożliwia zapisanie i załadowanie plików programu Word
2000 w formacie HTML. Format HTML jest otwartym standardem, dlatego dokumenty
mogą być zapisywane w tym formacie i przeglądane na dowolnej platformie. Ten „okrężny”
format pliku umożliwia utworzenie dokumentu w programie Word 2000, zapisanie go
w formacie HTML, a później przeniesienie go z powrotem do programu Word bez
utraty danych. Polecenie Zapisz jako stronę sieci Web służy do
zapisywania aktualnego dokumentu jako strony sieci Web. Polecenie to różni
się od polecenia Zapisz jako, a następnie wybrania HTML jako formatu
pliku. Kreator stron sieci Web prowadzi użytkownika przez etapy procesu
tworzenia strony sieci Web od podstaw. Można utworzyć jedną lub tuzin stron
sieci Web, korzystając z tej samej kompozycji graficznej i zapewnić nawigację
między wszystkimi stronami. Jeżeli użytkownik nie tworzył dotychczas stron
sieci Web, powinien skorzystać z kreatora! Strony sieci Web mogą być ozdobione
za pomocą kompozycji, teł, grafiki, hiperłączy i ramek. Program Word może
utworzyć atrakcyjnie wyglądające strony sieci Web z pełną szatą graficzną. Kompozycje
umożliwiają wzbogacenie szaty graficznej stron sieci Web i zachowanie ich
jednolitości. Program Word udostępnia zbiór kompozycji grupujących tła, znaki
wypunktowania oraz elementy formatowania, takie jak kolor tekstu, czcionka i
rozmiar czcionki. Tła stron sieci Web pozwalają korzystać z atrakcyjnych kolorów, imponujących efektów
wypełniania lub przyciągającego uwagę obrazu graficznego na stronie sieci Web.
Obrazy są traktowane jako elementy mozaiki i są układane obok siebie, aby
wypełnić tło strony. Kompozycje mogą być również wykorzystane jako tła. Grafika
na stronach sieci Web może być umieszczona w dowolnym miejscu na stronie.
Program Word zawiera duży wybór profesjonalnie zaprojektowanych grafik,
przeznaczonych specjalnie do wykorzystania na stronach sieci Web, łączenie ze
znakami wypunktowania, przyciskami, liniami, tłami i transparentami. Grafika
jest umieszczona na stronach sieci Web w taki sam sposób jak w dokumencie
programu Word. Jeżeli dokument zostanie zapisany jako strona sieci Web, program
Word przekonwertuje wszystkie obrazy graficzne na jeden z trzech formatów
plików obsługiwanych w Internecie (.gif, .jpg lub .png). Hiperłącza
(odnośniki) prowadzą do innej lokalizacji na tej samej sieci Web, w
witrynie sieci Web, do adresu e-mail lub innego dokumentu pakietu Office.
Hiperłącza stanowią integralną część każdej strony sieci Web, a praca z nimi w
programie Word jest łatwa. Program Word śledzi wszystkie łącza ustanowione
przez użytkownika, jak również ostatnio wykorzystywane pliki, strony sieci Web
i adresy e-mail, dlatego można w łatwy sposób wstawić łącza do tych elementów
bez konieczności zapamiętywania informacji dotyczących łączy. Można również
utworzyć łącza do plików i stron sieci Web zapisanych na liście Ulubione. Ramki
umożliwiają wyświetlanie jednocześnie kilku stron sieci Web w oknie
przeglądarki. Program Word noże umieścić spis treści w jednej ramce, a w innej
ramce wyświetlić strony, do których prowadzą łącza. Spis treści będzie zawsze
widoczny, co ułatwia nawigację. Można tworzyć ramki za pomocą Kreatora stron
sieci Web. Widok Układ strony sieci Web jest doskonałym widokiem do
tworzenia i edycji stron sieci Web. Widok ten przekształca program Word w
edytor stron sieci Web typu WYSIWYG (tzn. „dostaniesz dokładnie to, co
widzisz”). Widok ten umożliwia uniknięcie zgadywania tego, jak ostatecznie
będzie wyglądała strona sieci Web podczas jej tworzenia, ponieważ widok ten dokładnie
przedstawia wygląd strony po wyświetlaniu jej w sieci Web.