119. Jakie są składniki popularnego oprogramowania
edytorsko-graficznego w biurze?
Najpopularniejszym pakietem oprogramowania,
z jakim stykają się początkujący użytkownicy komputerów, jest pakiet Microsoft
Office Podstawowymi jego składnikami są trzy programy: Word Excel i Access.
Word to procesor tekstów, wyposażony w bardzo bogate funkcje, pozwalające na
przygotowywanie dokumentów o eleganckiej szacie graficznej z ilustracjami. (Word zawiera również narzędzia
służące do tego celu, a nawet zestaw clipartów- gotowych elementów graficznych,
które można wykorzystywać). Bardzo pożyteczną funkcją omawianego oprogramowania
jest możliwość automatycznego sprawdzania pisowni aktualnie tworzonego tekstu,
co pozwala nie tylko na uniknięcie błędów ortograficznych, lecz także na
korektę zdarzających się często tzw. literówek. Excel jest arkuszem
kalkulacyjnym o przeogromnych możliwościach. Umożliwia nie tylko stworzenie
"żywej" tabeli, w której wartości zależne od jednej z komórek
zmieniają się automatycznie przy zmianach zawartości tej komórki, ale także
wykonywanie efektownych wykresów ze zgromadzonych danych. Access jest systemem obsługi
baz danych i pozwala na tworzenie, obsługę i analizę nawet bardzo złożonych i
bardzo obszernych kartotek.
Dodatkowymi
programami, wchodzącymi w skład pakietu Office są Power Point - narzędzie do
przygotowywania prezentacji komputerowych oraz Outlook - program do zarządzania
informacją osobistą, zawierający kalendarz-terminarz, książkę adresową, obsługę
poczty elektronicznej i wiele innych użytecznych funkcji.
Programy
z pakietu Office są bardzo przyjazne w "pierwszym kontakcie" - proste
operacje wykonuje się w nich w sposób intuicyjny, a w razie wątpliwości
szczegółowe wyjaśnienia zawarte w plikach pomocy zwykle wystarczają do
wyjaśnienia problemów. Jednak bardzo szeroki zakres możliwości tych programów
sprawia, że "im dalej - tym trudniej". Na szczęście użytkownik w
miarę "zagłębiania" się w funkcje programu przestaje powoli być
"początkującym"
Często komputera używa się do prac o
charakterze graficznym, a oprogramowanie służące do tych celów liczy
dziesiątki, a może i setki tytułów. Najpopularniejszymi pakietami programów
graficznych są produkty firm Corel i Micrografx Szczególną pozycję zajmuje
pakiet Corela - mimo swoich wad jest on najpowszechniej stosowanym pakietem
graficznym. W skład pakietu wchodzi kilka programów, o różnym przeznaczeniu.
Tytułowy Corel-DRAW! służy do wykonywania prac z zakresu grafiki wektorowej, w
której rysunki są tworzone i zapisywane jako opis matematyczny poszczególnych
linii, punktów czy powierzchni, dzięki czemu ich jakość nie zmienia się przy
zmianach formatu lub rozmiarów poszczególnych elementów. Typowymi przykładami
tego rodzaju prac są rysunki, napisy ozdobne czy ilustracje techniczne.
Do obróbki
obrazów bitmapowych, tj. takich, w których poszczególne punkty obrazu są
odwzorowane w pamięci komputera (właśnie jako mapa bitowa), służy Corel
PhotoPaint. Narzędzia tego rodzaju służą przede wszystkim do obróbki obrazów
uzyskanych w inny sposób - fotografii czy też ilustracji uzyskanych przy użyciu
skanera. Programów tych raczej rzadko używa się do tworzenia grafiki od
"początku", natomiast przeznaczone są one do korekty i retuszu
fotografii oraz modyfikacji obrazów bitmapowych. Należy wspomnieć o aplikacjach
edukacyjnych i "rozrywkowych". W związku z tym warto wiedzieć, że
niemal wszystkie tego rodzaju programy wymagają komputera wyposażonego w kartę
dźwiękową, oraz głośniki lub słuchawki.
142. W jaki sposób wydrukować etykiety posługując się
Accessem?
1.
Osoby zarządzające
magazynem mogą wydrukować listę towarów na etykietach samoprzylepnych. Możliwe
jest także szybkie i wygodne opisywanie półek z towarem. Potrzebna nam będzie
jedynie tabela stworzona w programie Access o nazwie Opisy z
następującymi polami: Numer, Liczba, Opis, Cena. Przy tworzeniu tabeli
najpierw klikamy kartę Tabele, a później przycisk Nowy. W
kolejnym oknie znajdujemy przycisk Widok Projekt. Teraz możemy
zdefiniować kolejne pola i typy danych. Aby wprowadzić wartość pól, wybieramy
menu Widok, Widok Arkusz danych, zapisując jeszcze tabelę z odpowiednią
nazwą. W widoku Arkusz danych wpisujemy kolejne rekordy bazy.
2.
Gdy tabela jest już
gotowa, definiujemy format etykiet. Klawiszem [F11] przełączamy się do
okna bazy danych i wywołujemy polecenie Wstaw Raport. W oknie Nowy
raport dwukrotnie klikamy opcję Kreator etykiet. W polu listy
wybieralnej u dołu okna zaznaczamy wcześniej utworzoną tabelę, która posłuży
Kreatorowi etykiet do generowania wydruków. W kolejnym oknie Kreator poprosi o
podanie formatu etykiet. Dobieramy taki rozmiar, aby odpowiadał parametrom
podanym na opakowaniu zakupionych etykiet.
3.
Określamy jeszcze krój i
rozmiar czcionki. Najważniejszą czynnością będzie rozmieszczenie pól bazy
danych na etykietach. Aby przenieść zawartość pola do etykiety, wybieramy
identyfikator pola na liście, po czym klikamy przycisk strzałki. Szary pasek
oznacza miejsce na etykiecie, do którego będą przenoszone pola. W celu
przesunięcia paska w górę lub w dół wystarczy kliknąć myszą na żądanej
wysokości wzorca etykiety. Możemy tu także dopisać dowolny komentarz, który
będzie pojawiał się na drukowanych etykietach, na przykład “nowość”.
4.
Po sporządzeniu projektu
etykiety wybieramy pola, według których ma być sortowany wydruk. Zaznaczamy np.
pole Nazwa i klikamy pojedynczą strzałkę. W kolejnym oknie nadajemy
raportowi nazwę Etykiety Opisy i zaznaczamy opcję Zobacz, jak
etykiety będą wyglądały po wydrukowaniu. Wciskamy przycisk Utwórz, a
Access wyświetli podgląd wydruku stron z gotowymi tekstami. Możemy od
razu wydrukować widoczne strony, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając
z menu kontekstowego polecenie Drukuj. Aby dostać się do rozkazu
wydruku, wciskamy [F11], przechodzimy do karty Raporty, klikamy
nazwę właściwego raportu prawym przyciskiem myszy i wywołujemy polecenie Podgląd
wydruku
Uwaga!.
Klawisze służące do przeglądania
kolejnych rekordów bazy ([Tab] i [Enter]) mają w Accessie dodatkową funkcję,
dodawanie rekordów. Po osiągnięciu ostatniego pola tabeli użytkownik może zatem
nieświadomie dodawać do bazy nowe, puste rekordy. Warto też wiedzieć, że
począwszy od Accessa 95 istnieje mechanizm zwany replikacją, który umożliwia
wielu użytkownikom pracę na tej samej bazie danych. Później wszystkie oddzielnie
istniejące wersje bazy Replikator potrafi złożyć z powrotem, bez
żadnych strat w zgromadzonych danych. Replikację przeprowadzamy następująco: w
menu Narzędzia | Replikacja | Utwórz replikę wybieramy
eksport danych z bazy. Przy okazji replikacji bazy program pozwala stworzyć
kopię zapasową, by uniknąć późniejszej utraty danych, która może wynikać z
błędnej synchronizacji baz. Od tego momentu posiadamy Wzorzec bazy
danych jako podstawowe źródło rekordów oraz potrzebną liczbę jego kopii.
Dowolnie wiele replik możemy rozprowadzić pośród wielu osób. Później, jeśli
chcemy dane z różnych kopii umieścić z powrotem w bazie źródłowej Wzorcu,
musimy wykonać operację synchronizacji. Z menu wybieramy opcję Narzędzia
| Replikacja, tym razem zamiast Utwórz replikę używamy polecenia Synchronizuj.
154. Do czego służy program PowerPoint z pakietu OFFICE
2000?
PowerPoint – składnik pakietu biurowego jest
najpopularniejszym programem do tworzenia
prezentacji czyli przedstawiania informacji w formie slajdów (porównaj moją
odpowiedź na pytanie nr 119). Jeżeli odbiorców jest tylko kilku, gotową
prezentację możemy pokazać na ekranie naszego komputera. Gdy audytorium jest
większe, warto skorzystać z kilku komputerów połączonych w sieć lub z
projektora wyświetlającego obraz z monitora bezpośrednio na ekran. Poszczególne
slajdy możemy także wydrukować i rozdać uczestnikom szkolenia. Poznajmy zatem Dokument
PowerPointa. Rozpoczynamy pracę z programem PowerPoint, klikając na Start,
programy i Microsoft PowerPoint. Na powitanie program
wyświetla okno pozwalające wybrać, z jakim dokumentem
chcemy pracować.
Na początku
proponuję przyjrzeć się strukturze
dowolnego dokumentu PowerPointa i sposobom poruszania się po nim. Wybieramy Szablon
projektu, klikamy na O.K, a następnie w pomocniczym oknie przechodzimy na zakładkę Prezentacje. Teraz zaznaczamy pojedynczym kliknięciem nazwę
wybranego schematu dokumentu (w naszym przykładzie jest to Przegląd projektu) i wybieramy
O.K. Po chwili na ekranie widzimy otwarty
plik wypełniony przykładowymi napisami. Gdybyśmy chcieli stworzyć prezentację,
powinniśmy usunąć te napisy i zastąpić je własnymi. Na razie jednak nie
będziemy tego robić – chcemy tylko przyjrzeć się strukturze dokumentu
PowerPointa i różnym sposobom pracy z programem.
Okno programu podzielone jest na trzy części.
Z lewej strony widzimy wykaz wszystkich slajdów wchodzących w skład prezentacji
wraz z kolejnymi numerami. Przy każdym numerze znajduje się symbol planszy, a
obok i poniżej – cały umieszczony na niej tekst. Obok tekstu widzimy pionowy
pasek przewijania. Gdy użyjemy go do przewinięcia listy w dół, łatwo
zorientujemy się, przy którym slajdzie kończy się numeracja, a więc z ilu
plansz składa się nasz dokument. Zwróćmy uwagę, że symbol widoczny przy jednej
z cyfr jest wyróżniony szarym lub czarnym kolorem. Jest to dla nas informacja,
że właśnie tę planszę widzimy w prawej części okna (domyślnie program pokazuje
pierwszy slajd prezentacji). Ponadto pod obrazkiem znajduje się małe pole
przeznaczone do sporządzania notatek.
Opisany tryb wyświetlania prezentacji nie
wyczerpuje możliwości PowerPointa. Powierzchnię ekranu możemy zagospodarować na
kilka sposobów, korzystając z ikon zgromadzonych
w lewym dolnym rogu okna. Sprawdźmy, jak zmieni się obraz wyświetlony na
ekranie, gdy klikniemy jeden raz na wybrany symbol.
Pierwszy
odpowiada widokowi domyślnemu. Ten tryb pozwala w wygodny sposób edytować
wybrany slajd (slajd wybieramy, klikając w lewej części okna na ikonę lub
dowolne miejsce wewnątrz opisu) i jednocześnie widzieć w oknie tekstowym
zawartość pozostałych plansz. Gdy wybieramy następną ikonę, lewy panel okna
zostaje poszerzony, prawy zwężony, a slajd – zminimalizowany. Ponadto powiększa
się prawie niewidoczne dotąd pole przeznaczone do sporządzania notatek. Warto
korzystać z tej możliwości, jeżeli chcemy umieścić przy slajdach opisy, które
będą pomagać nam podczas prezentacji lub edytować napisy na obrazkach. Wybranie
trzeciej opcji powoduje efekt odwrotny do opisanej wyżej ikony. Teraz większą
część ekranu zajmuje slajd, tylko przy lewej krawędzi znajdują się symbole
pozostałych plansz. To idealne rozwiązanie, gdy chcemy wprowadzić precyzyjne
zmiany na planszy, na przykład przesuwać obiekty lub modyfikować ich wielkość.
Kolejny tryb wyświetlania pozwala nam zobaczyć jednocześnie miniatury
wszystkich slajdów (lub, jeśli jest ich bardzo dużo, tych które mieszczą się na
ekranie). Warto z niego korzystać zwłaszcza wtedy, gdy zamierzamy zmieniać
kolejność plansz, dodawać nowe lub usuwać niepotrzebne. Kliknięcie na ostatnią
z ikon sprawia, że widzimy nasze dzieło dokładnie w takiej formie, w jakiej
zobaczą je widzowie: slajdy wyświetlają się na całej powierzchni ekranu. Jestem
przekonany, że za tydzień uda się czytelnikom tej rubryki stworzyć własną
profesjonalną prezentację!
155. Co należy zrobić,
żeby sprawnie przygotować prezentację komputerową?
Proponuję zapoznać się
dokładnie ze strukturą dokumentu PowerPointa – składnika pakietu biurowego OFFICE 2000, najpopularniejszego programu do tworzenia prezentacji
(porównaj moją odpowiedź na pytanie nr 154). Przed przygotowaniem slajdów,
dobrze się zastanówmy, które informacje zawarte w naszym wystąpieniu są
najistotniejsze. Zwięzła prezentacja, w której wypunktowano zaledwie kilka
najważniejszych informacji, jest znacznie lepsza niż taka, gdzie nadmiar danych
ginie w natłoku wyszukanych i niepotrzebnych elementów graficznych.
1.
Rozwijamy menu Plik
i wybieramy Nowy. Na ekranie pojawia się okno pozwalające nam określić, w
jakim stopniu chcemy korzystać z programu. Możemy otworzyć gotowy schemat
dokumentu i tylko wypełnić go treścią (schematów szukamy na zakładce Prezentacje).
Jeżeli chcemy mieć większy wpływ na zawartość dokumentu, możemy korzystać tylko
z gotowego wzorca kolorystycznego i samodzielnie wypełniać go informacjami.
(Takie wzorce przechowywane są na zakładce Szablony projektów). Trzecia
możliwość to stworzenie prezentacji od podstaw, na pustym slajdzie. Musimy
wtedy na zakładce Opcje wybrać opcję Pustą prezentację. Schematy bardzo ograniczają nasze
możliwości i sprawiają, że prezentacja jest mało oryginalna. Z kolei praca z
pustymi slajdami wymaga nieco wprawy i zdolności plastycznych. Proponuję jednak
wybrać tę możliwość. Kliknijmy na zakładkę Szablony projektów. Wybierzmy tło
naszej prezentacji. Po zaznaczeniu pojedynczym kliknięciem dowolnej pozycji w
polu podglądu w prawej części okna widzimy, jak będą wyglądały wszystkie
plansze wchodzące w skład tej prezentacji.
2.
W kolejnym oknie decydujemy,
jakie elementy znajdą się na pierwszej planszy prezentacji. Możemy tam umieścić
tekst, clipart (rysunek z kolekcji dołączonej do programu), klip multimedialny,
wykres, schemat lub fragment dokumentu stworzonego w innym programie. Każdemu
układowi elementów slajdu odpowiada jeden ze schematycznych rysunków widocznych w oknie. Jeżeli symbole używane
przez program nie są dla nas czytelne, skorzystajmy z podpowiedzi. Gdy klikamy na
wybrany układ slajdu, jego opis widzimy z prawej strony okna. Tworząc pierwszą
prezentację, zacznijmy ją slajdem tytułowym. Klikamy więc jeden raz na pole
znajdujące się w lewym górnym rogu okna, a następnie na O.K.
3. W prawej części ekranu widzimy już nasz pierwszy slajd.
Widoczne na nim napisy doskonale tłumaczą nam, co powinniśmy zrobić. Klikamy
jeden raz na górną ramkę. Tekst znika, a pole uaktywnia się: świadczy o tym
przerywana ramka wokół niego. Wpisujemy więc z klawiatury tytuł naszej
prezentacji, i klikamy na wolne miejsce na slajdzie poza ramką. Teraz w
identyczny sposób uaktywniamy drugie pole tekstowe, a następnie wpisujemy w nie
podtytuł naszej prezentacji. Na zakończenie klikamy na wolne miejsce poza
aktywną ramką. Slajd tytułowy jest już gotowy. Zwróćmy jeszcze uwagę, że
wszystkie napisy, są też widoczne w polu tekstowym w lewej części okna, dlatego
tekst możemy edytować w tym panelu, którego obsługa wydaje nam się bardziej
przyjazna.
4.
Wstawiamy do dokumentu drugi
slajd. Możemy to zrobić w sposób opisany już w poprzednim rozdziale, to znaczy
przejść do trybu sortowania slajdów, wskazać miejsce, w które ma trafić nowy
slajd i wydać polecenie jego wstawienia. Ponieważ pierwszy slajd jest aktywny
(świadczy o tym kolor jego ikony), możemy od razu rozwinąć menu Edycja
i wybrać Nowy slajd lub wcisnąć równoważny skrót klawiaturowy Ctrl+M. Nowa plansza zostaje wstawiona
bezpośrednio za planszą aktywną, a więc na naszym przykładzie - na drugą
pozycję. Wcześniej jednak musimy zdecydować, jakie elementy chcemy na niej
umieścić. W ten sposób decydujemy przykładowo, że nasz drugi slajd będzie
zawierał trzy elementy: tytuł, rysunek pobrany z dołączonej kolekcji i pole
wypełnione tekstem. Gdy chcemy jeszcze sprawniej wykonywać te czynności, nie
zapominajmy o obszernej pomocy (klawisz F1) i o ćwiczeniach. Wtedy będzie coraz
„lepiej” z naszymi slajdami i ...prezentacjami.
164. Czy można napisać grupowo podręcznik i opublikować
go w internecie?
Pytanie
to nawiązuje do mojej odpowiedzi z poprzedniego tygodnia, dotyczącej publikacji
gazetki reklamowej w sieci. Tym razem zamierzamy utworzyć podręcznik, a program
Word 2000 ułatwi wykonanie tego zadania. Jeśli nigdy nie pisaliśmy podręcznika,
to nie ma zmartwienia: zaproponowany program pomoże uporządkować idee i przekazać
je innym osobom. Proponuję aktualny tytuł podręcznika: „Ciasta Wielkanocne”.
Zanim zaczniemy pisać podręcznik, przypomnę na wstępie ważniejsze możliwości
omawianego procesora:
·
Dodawanie tekstów i
obiektów stanowi rdzeń całej pracy w
programie Word. Wpisywanie tekstu polega na nawigowaniu po dokumencie i
dodawaniu lub usuwaniu tekstu! Można również manipulować obiektami, takimi jak
zewnętrzna grafika, hiperłącza i tabele programu Excel, aby zwiększyć
czytelność dokumentu.
·
Zmiana wyglądu dokumentu
umożliwia wyróżnienie tekstu. Można
pracować z setkami czcionek, wymyślać skomplikowane układy i eksperymentować ze
stylami, aby uzyskać dokument zgodny z oczekiwaniami.
·
Dodawanie grafiki jest „przyjemną” metodą zwiększania wizualnej
atrakcyjności dokumentu. Można wykorzystać wykresy do graficznego wyświetlania
danych oraz grafikę do ilustrowania tekstu i przyciągnięcia uwagi czytelników.
·
Współpraca nad
dokumentami i udostępnienie informacji
jest łatwe. Można użyć poczty e-mail do bardziej efektownego rozsyłania i
wymiany dokumentów oraz do śledzenia zmian wprowadzanych przez poszczególnych
recenzentów. Można również prowadzić dyskusje na temat dokumentu na serwerze w
sieci Web, a poszczególne osoby uczestniczące w dyskusji mogą umieszczać
komentarze bezpośrednio w dokumencie.
Przy pisaniu podręcznika pomogą nam
Konspekty, które są doskonałym sposobem połączenia wszystkich elementów. W
widoku konspektu można rozpocząć wpisywanie tytułów rozdziałów. Po pierwsze
należy wpisać najważniejsze tytuły. Następnie należy wpisać reguły
dotyczące prezentowania treści. Najlepiej, jeśli ktoś z grupy napisze wzorcowy
przepis. Po utworzeniu konspektu, zawierającego wszystkie reguły, można
ponownie przełączyć się do widoku normalny i wpisać pod każdym
nagłówkiem akapity zawierające szczegółowe informacje. Zadanie będzie wykonane
zanim się spostrzeżemy. Następnie można dodać tabelę przedstawiającą czas
wymagany do przygotowania poszczególnych ciast i rysunki przedstawiające sposób
układu zastawy stołowej, tacek, układy bufetu. itp Ostatecznie sprawdzana jest
pisownia i program Word poprawia wszystkie błędy, które mogą znajdować się w
dokumencie. Można wydrukować próbny podręcznik. Największą korzyścią jest
jednak usunięcie usterek oraz możliwość wpisania nowych wskazówek i porad,
wydrukowanie nowych stron i dołączenie ich do podręcznika. Trzeba pomyśleć o
sfotografowaniu oferowanych ciast, a następnie przekształcić fotografię w pliki
elektroniczne. Program Word pomaga wyśrodkować fotografie na stronach
podręcznika i udostępnia tezaurus, aby można było przygotować opisy
poszczególnych ciast brzmiące absolutnie „smakowicie” .Żeby umieścić nasz
podręcznik w sieci Web, nie trzeba znać języka (HTML).Wystarczy użyć polecenia Zapisz
jako stronę sieci Web i zadanie będzie wykonane. Sieć Web jest pełna
kolorów, dlatego warto zdecydować się ozdobienie stron specjalnymi kompozycjami
formatowymi zapewniającymi elegancki styl. Po wybraniu odpowiedniego schematu
kolorów, czcionek i tła podręcznik prezentuje się znakomicie! Trzeba pamiętać,
że program Word udostępnia łącza między poszczególnymi stronami.
Czytelnicy naszego podręcznika mogą chcieć współpracować w jego rozbudowie i
doskonaleniu. Wszyscy spotykają się w trybie online, rozmawiają i piszą do
chwili, kiedy zostanie opracowany doskonały podręcznik kucharski z przepisami
pieczenia ciast. Ja osobiście zamiast czytania wolałbym degustacjęJ