Henryk Lasko

Poniższe artykuły dotyczące racjonalnego wykorzystania komputera i oprogramowania były publikowane w latach 1998-2000 w tygodniku Pogranicze. w dziale „Komputer w pytaniach i odpowiedziach”. Obecnie stanowią materiał uzupełniający do nauczania elementów informatyki i technologii informacyjnej. Jednym z zadań uczniów jest AKTUALIZACJA prezentowanych zagadnień.

157. W jaki sposób w Excelu ustawić automatyczne wyliczanie wartości maksymalnej i wyrównać grupę kolumn ?

Funkcje MIN i MAX. Odnalezienie największej lub najmniejszej wartości wpisanej do dużej tabeli może być niekiedy trudne. W Excelu znajduje się narzędzie pozwalające odszukać takie liczby automatycznie. Przyjrzyjmy się jego działaniu:

1. Otwieramy arkusz, w którym znajdują się nasze dane. Dla przećwiczenia proponuję wpisać zestawienie wysokości rachunków telefonicznych, które płaciliśmy w kolejnych miesiącach.

2. W wolnych komórkach arkusza umieszczamy takie opisy: „Najwyższy rachunek” i „Najmniejszy rachunek”

3. Klikamy na pole obok pierwszego objaśnienia i wpisujemy w nie następujący początek formuły: =max( ) Teraz kursorem myszy zaznaczamy obszar, w którym Excel ma szukać największej liczby i naciskamy ENTER. Program automatycznie wstawia do formuły zamykający nawias, przeszukuje wskazane komórki i wyświetla znalezioną wartość.

Potrzebny obszar możemy wskazać myszą, ale także samodzielnie wpisać do formuły adresy odpowiednich komórek. Na przykład aby program przeszukał komórki leżące na przecięciu wierszy 5-16 i kolumn B oraz C, wpisujemy =MAX(B5:C16).

4. Podobnie postępujemy, aby uzyskać wartość minimalną. Po wpisaniu =min( ) zaznaczamy obszar i naciskamy ENTER.

Szybkie kopiowanie. Formułę, liczbę lub tekst wpisane do komórki możemy szybko skopiować do pól znajdujących bezpośrednio poniżej, w których znajduje się już inna formuła, liczba lub tekst. Jak to zrobić? Zaznaczamy komórkę, której zawartość zamierzamy kopiować a następnie dwukrotnie klikamy na kwadracik, znajdujący się w prawym dolnym rogu ramki. Zaznaczenie, które pojawiło się na ekranie, wskazuje nam pola, do których skopiowaliśmy napis. Zwróćmy uwagę, że jeżeli pod kopiowaną komórką znajdzie się choć jedno puste pole, nie zmienimy w ten sposób zawartości komórek położonych pod nim. Opisana czynność działa prawidłowo tylko w arkuszach, którym nadaliśmy nazwę i które już zapisaliśmy!

Szybkie wyrównywanie. Wypełniając tabele w Exelu danymi, często ustawiamy szerokość kolumn ręcznie. Dokumenty, w których każda kolumna ma inną szerokość, nie wyglądają estetycznie. Prosta czynność pozwala je szybko uporządkować.

1. Zaznaczamy wszystkie kolumny, których szerokość zamierzamy wyrównać. Jak to zrobić? Jeżeli kolumny sąsiadują ze sobą, klikamy na nagłówek tej, która znajduje się najbliżej lewej krawędzi arkusza. Tak więcej jeżeli zamierzamy wyrównać szerokość kolumn B, C, D, E, klikamy na B wciskamy i przytrzymujemy klawisz SHIFT, a następnie klikamy na nagłówek kolumny E. Gdy kolumny nie sąsiadują ze sobą, zaznaczamy pierwszą z nich (również pojedynczym kliknięciem na nagłówek), wciskamy i przytrzymujemy klawisz CTRL i nie zwalniając go, zaznaczamy pozostałe nagłówki.

2. Zwalniamy przycisk, a następnie najeżdżamy kursorem myszy na prawą krawędź dowolnego z zaznaczonych nagłówków. Widzimy, że kursor zmienił kształt. Wciskamy lewy przycisk myszy i przytrzymując go, przeciągamy prawą krawędź kolumny w nowe położenie, obserwując jednocześnie zmieniającą się przyszłą szerokość kolumny na etykiecie. Gdy zwolnimy przycisk, zauważamy, że zmieniła się także szerokość pozostałych zaznaczonych kolumn.

3. Aby podświetlenie znikło z ekranu, klikamy na dowolną komórkę.

4. Znacznie rzadziej zdarza nam się zmieniać wysokość wierszy. Możemy je wyrównać w sposób analogiczny. Najpierw zaznaczamy wiersze, w którym chcemy nadać tę samą wysokość, a następnie poszerzamy lub zwężamy jeden z nich. Wprowadzona zmiana odniesie skutek na całym obszarze zaznaczenia.

Zmiana obszaru kopiowania. Do zaznaczenia prostokątnych obszarów wewnątrz arkusza Exela najczęściej używamy myszy. Co zrobić, jeżeli dopiero po zwolnieniu przycisku zorientujemy się, że zaznaczyliśmy zbyt dużo lub zbyt mało pól? Wciąż możemy poprawić ten błąd, musimy jednak zmienić metodę działania. Należy używać klawiatury. Wciskamy klawisz SHIFT i nie zwalniając go, klawiszami kursów zwiększamy lub zmniejszamy podświetlony obszar.

162. Jak wprowadzać dane do Excela i chronić niektóre komórki arkusza?

To są bardzo częste pytania i dlatego na wstępie informuję, że na wszystkie wątpliwości odpowiada zawsze i chętnie oprócz mnie, Asystent wbudowany w program. Wprowadzanie danych do arkusza uprościć może użycie formularza. Najpierw należy stworzyć listę naszej bazy danych. Wprowadzając nowy rekord, wypełniamy własnoręcznie pierwsze pola, zaś wyniki w kilku ostatnich mogą obliczać wprowadzone przez nas wcześniej formuły. Aby wprowadzać następne pozycje, posługujemy się wbudowanym w Excela narzędziem kryjącym się w menu Formularz.

1.Klikamy na dowolną z komórek w obrębie listy, po czym z menu Dane wybieramy Formularz. Czasami Excel nie potrafi znaleźć nagłówków kolumn. W takim wypadku wyświetla okno, w którym klikamy na OK. Jako nagłówki tabeli zostają użyte wpisy z komórek pierwszego rzędu tabeli. Na ekranie pojawia się okno formularza z informacją dotyczącą pierwszego rekordu. Dodatkowo w prawym górnym rogu widzimy zapis informujący, który rekord jest oglądany i jak wiele z nich znajduje się na liście.

2.Pomiędzy polami formularza poruszamy się klawiszami [Tab] oraz [Shift] [Tab]. Zamiast korzystać z klawiatury, możemy też kliknąć wewnątrz wybranego pola lewym przyciskiem myszy. Do rezygnacji ze zmian służy przycisk Przywróć.

3.Gdy kończymy edycję danego rekordu, naciskamy [Enter] –formularz przenosi nas do edycji następnego rekordu. Pomiędzy rekordami możemy poruszać się także za pomocą suwaka, klawiszy kursorów oraz przycisków Znajdź poprzedni i Znajdź następny.

4.Aby dodać do listy nowy rekord, klikamy na przycisk Nowy. Rekord zostaje usunięty po kliknięciu na Usuń i potwierdzeniu tego przez kliknięcie na OK. Gdy klikamy na przycisk Zamknij, zmiany zostają odnotowane w tabeli.

Excel oferuje użyteczną funkcję blokowania zawartości arkusza.

1.Klikamy na menu Narzędzia, i kolejno na Ochrona i Chroń arkusz, po czym klikając na OK, zamykamy okienko, które pojawia się na ekranie. Spróbujmy teraz zmodyfikować lub wprowadzić nowy wpis w którejkolwiek z komórek arkusza. Nie jest to możliwe! Za każdym razem pojawia się komunikat informujący, że jest to niedozwolone. Komórka lub wykres, który chcemy zmienić są chronione i z tego powodu przeznaczone tylko do odczytu. Aby zmodyfikować chronioną komórkę lub wykres, najpierw należy usunąć ochronę, używając polecenia Nie chroń arkusza (menu Narzędzia, podmenu Ochrona).

2.Wiemy już, jak sprawić, by modyfikacja arkusza była niemożliwa, ale pytającemu chodzi o to żeby zablokować tylko niektóre komórki, zostawiając sobie lub innym użytkownikom arkusza możliwość dokonywania zmian w pozostałych. Aby to zrobić, musimy najpierw usunąć wprowadzoną w punkcie 1 ochronę z całego arkusza. Klikamy na Narzędzia, wybieramy Ochrona i Nie chroń arkusza.

3.Zaznaczamy myszką obszar arkusza, który będziemy chcieli w przyszłości modyfikować lub po prostu klikamy na pojedynczą przeznaczoną do modyfikacji komórkę. Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy i z menu wybieramy Formatuj komórki. Przechodzimy jednym kliknięciem na zakładkę Ochrona.

4.Widzimy okno Formatuj komórki. W każdym wypadku zaznaczona jest pozycja Zablokuj, zaś przy pozycji Ukryj widzimy brak zaznaczenia. Usuwamy zaznaczenie przy Zablokuj i zamykamy okno, klikając na przycisk OK. Następnie zabezpieczamy arkusz tak, jak w punkcie 1. Teraz już możemy modyfikować wybrane komórki.

Jak zatem ukryć formuły? Po wykonaniu kroku 1 z poprzedniej wskazówki wszystkie komórki zostały zablokowane, gdyż na zakładce Ochrona opcja Zablokuj jest włączona standardowo dla każdej komórki. Obok Zablokuj zawsze wyłączona jest opcja Ukryj, która służy właśnie do ukrywania formuł.

1.Upewniwszy się, że arkusz nie jest chroniony (popatrz poprzednia wskazówka), klikamy na komórkę, w którą wpisana jest formuła.

2.Klikamy na komórkę z formułą prawym przyciskiem myszy, wybieramy z menu polecenie Formatuj komórki, po czym klikamy na zakładkę Ochrona, wprowadzamy tam zaznaczenie przy opcji Ukryj i klikamy na OK. Następnie chronimy arkusz tak jak w kroku 1 poprzedniej wskazówki.

Od tej pory, gdy zaznaczamy komórkę zawierającą formułę, nie dostrzegamy jej zapisu na pasku formuły. Nie pojawia się ona w tabeli także po naciśnięciu kombinacji [Ctrl] [~]. Proponuję przeanalizować zaproponowane ćwiczenia a w przypadku wątpliwości wysłać jak zwykle do mnie pytanie pocztą elektroniczną

170. Jak ozdobić dokument w arkuszu kalkulacyjnym i wykonać znak wodny?

Jeśli pracujemy w Excelu i chcemy szybko ozdobić arkusz, robimy to kilkoma kliknięciami myszki. W ten sposób możemy automatycznie zmienić wygląd arkusza. Wypada na wstępie przypomnieć, że często używaną kombinację kroju pisma, wielkości czcionki i jego innych cech można zdefiniować Jako styl. W efekcie można go później wywołać jednym kliknięciem myszy bez konieczności ponownego ustawiania każdej z cech osobno.

q Po uruchomieniu Excela i wypełnieniu arkusza danymi zaznaczamy obszar, który chcemy upiększyć. W tym celu klikamy na komórkę w lewym górnym rogu obszaru z danymi, a następnie trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przesuwamy kursor do prawego dolnego rogu.

q Z menu Format wybieramy Autoformatowanie… Na ekranie pojawia się dodatkowe okno.

q Wybieramy jeden z zaproponowanych stylów, zaznaczamy go, klikając myszką. Następnie klikamy na OK.

q Po chwili na ekranie zobaczymy efekt naszej pracy.

Dokumenty Excela można ozdobić, dołączając do wybranego arkusza grafikę. Co więcej, możemy tak przetworzyć pliki graficzne, aby wyglądały jak znaki wodne i stanowiły tło naszych danych. Znakiem wodnym w przypadku plików komputerowych nazywamy obrazek przetworzony w taki sposób, że przypomina znaki wodne stosowane na banknotach. Potrzebne będą w tym celu pliki graficzne.

q Po uruchomieniu Excela wypełniamy arkusz danymi zostawiając miejsce na obrazek.

q Ustawiamy kursor w pierwszej komórce arkusza (w tym miejscu za chwilę znajdzie się górny lewy róg obrazka.)

q Z menu Wstaw wybieramy kolejno Rysunek i z pliku.... Na ekranie pojawia się dodatkowe okno.

q Wybieramy plik graficzny, który chcemy otworzyć. Jego podgląd pojawia się w prawej części okna. Klikamy na Wstaw aby potwierdzić wybór.

q Kolejnym krokiem jest zmiana rysunku tak, aby wyglądał jak znak wodny. Jeżeli pasek narzędzi graficznych nie jest widoczny na ekranie, klikamy na rysunek prawym przyciskiem myszy i wybieramy z menu Pokaż pasek narzędzi... Rysunek.

q Na pasku klikamy na ikonę i z menu wybieramy Znak Wodny. Wygląd obrazka zmienia się

q Określimy jeszcze, który z kolorów obrazka będzie przeźroczysty. W praktyce oznacza to możliwość zobaczenia na ekranie i w wydruku zawartości komórek znajdujących się pod rysunkiem. Klikamy na ikonę. Następnie w dowolnej części rysunku klikamy na biały kolor tła. Wygląd obrazka zmieni się po raz kolejny.

q Warto poeksperymentować z doborem przeźroczystych kolorów. Oczywiście nie warto zaznaczać wszystkich, gdyż rysunek po prostu zniknie z ekranu. Taka forma modyfikacji arkuszy może dodatkowo ubarwić a nawet zilustrować pełne cyferek dokumenty.

Jak widać na podanych przykładach, za pomocą Excela bardzo łatwo stworzyć własny dokument z obrazkami lub uzupełnić przedstawione informacje o logo firmy, zdjęcia i inne elementy graficzne. Takie dodatki mogą upiększyć arkusze stworzone w Excelu i przygotowane do druku.. Jeżeli otwarty plik graficzny jest za duży i nie mieści się w arkuszu, można go zmniejszyć. Klikamy w górnym rogu rysunku na mały kwadracik Następnie trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przesuwamy wskaźnik w stronę dolnego prawego rogu ekranu. Operację tę powtarzamy tak długo, aż uzyskamy właściwą wielkość obrazka. Po zmniejszeniu możemy przesunąć obrazek na właściwe miejsce. Wystarczy kliknąć na środek obrazka także lewym przyciskiem myszy i trzymając wciśnięty przycisk, przesunąć tam, gdzie chcemy go umieścić. Ozdabiając dokument Excela, pewną trudność może sprawić wstawianie tekstu do Autokształtu. Należy zaznaczyć Autokształt lub pole tekstowe. Aby dodać tekst po raz pierwszy, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy wybrany kształt, poza linią lub dowolnym kształtem. Następnie z menu podręcznego wybrać polecenie Dodaj tekst i wpisać żądany tekst. Aby dodać tekst do istniejącego tekstu, trzeba podobnie jak poprzednio kliknąć prawym przyciskiem myszy wybrany kształt, poza linią lub dowolnym kształtem. Następnie z menu podręcznego wybrać polecenie Edytuj tekst i wpisać żądany tekst.

175. W jaki sposób program Excel 2000 ułatwia pracę z liczbami?

Program Excel składa się z siatki wierszy i kolumn utrzymujących liczby w doskonałym porządku. Siatka ta może być wykorzystana do tworzenia prostych list. Dane mogą być wpisane lub importowane z relacyjnych baz danych, witryn z sieci Web lub gigantycznych magazynów danych firmowych. Potrzebne dane wprowadza się tylko raz, a następnie można wykorzystywać je do generowania nowych liczb, aby wykonać określone obliczenia lub zmienić kilka pozycji i ponownie wykonać obliczenia. Raporty mogą być ilustrowane wykresami i mapami, generowanymi na podstawie liczb wprowadzonych w siatce. Można zaprezentować różnego rodzaju podsumowania. Jeżeli dane liczbowe mają istotne znaczenie, program Excel jest doskonałym narzędziem do ich przetwarzania. Przeanalizujmy prosty przykład. Często stajemy wobec konieczności podjęcia skomplikowanych decyzji. Co się stanie, jeśli koszty się zwiększą? Co będzie, jeśli wyprodukuje się 30 procent więcej określonych jednostek? Program Excel może szybko odpowiedzieć na te pytania, obliczając koszt towarów, granice opłacalności i wzrost kosztów produkcji. Załóżmy, że chcemy ustalić, w jaki sposób zmniejszyć cenę produktu, zachowując umiarkowany zysk. Jednym ze sposobów jest zmniejszenie kosztów, związanych z wytworzeniem większej liczby jednostek. Obliczenie kosztów towarów nie jest jednak łatwe; produkt zawiera 39 składników, a poszczególne składniki mają inne rabaty cenowe. Na przykład w wypadku zakupu silniczków elektrycznych otrzymujemy 5% rabatu przy 1000 jednostkach i 10% rabatu przy 5000 jednostkach. Załóżmy również, że musimy analizować 39 składników. Można spędzić tygodnie z kalkulatorem, próbując ustalić wszystkie możliwości. Ponieważ w programie Excel została już utworzona odpowiednia lista, nie ma potrzeby wprowadzania nazw i cen składników. Wystarczy utworzyć arkusz i połączyć go z danymi na istniejącej liście. Następnie można wprowadzić formuły w nowym arkuszu, które odzwierciedlają różne rabaty cenowe dla każdego składnika. Wypełnianie każdej komórki nie jest koniecznie, ponieważ program Excel może skopiować formuły dla podzespołów, które nie ulegają zmianie. Po zakończeniu tej operacji użytkownik może wprowadzić formuły obliczające całkowity koszt składników dla każdej liczby jednostek. Widoczne będzie, ile kosztuje wytworzenie 1000 jednostek, 10 000 jednostek itd. To dopiero początek symulacji. Można obliczyć względny koszt każdego składnika. Jeżeli składnik zostanie wyeliminowany, można obliczyć oszczędności. A jeżeli jeden z dostawców podniesie koszt składnika, widoczne będzie, jak to „korzystnie” wpłynęło na zyski.

Oto ważniejsze zadania, które umożliwia program Excel: Korzystanie z arkuszy: siatka wierszy i kolumn arkusza jest podstawą do operowania danymi. Dane muszą znajdować się w oddzielnych komórkach arkusza siatki, co ułatwia ich znajdowanie i edycję. Korzystanie z formuł pozwala manipulować liczbami. Program Excel pomaga napisać skomplikowane formuły, a nawet daje do dyspozycji wstępne zdefiniowane funkcje przeznaczone do niemal wszystkich zastosowań, jakie można sobie wyobrazić. Dodawanie grafiki z wykresami i mapami daje możliwość graficznego prezentowania obliczeń numerycznych. Można utworzyć setki wykresów i starannie opracować mapy, służące do wyświetlania danych dla poszczególnych regionów i krajów. Korzystanie z sieci Web jest drugą naturą programu Excel 2000. Użytkownik może współpracować z innymi osobami, znajdującymi się po drugiej stronie ulicy lub w innym kraju. Analiza danych jest możliwa dzięki raportom dynamicznych widoków tabeli przestawnej. Można utworzyć widoki, interpretując dane wg nowych kryteriów. Analizę można wykonać także za pomocą narzędzi takich jak Solver, Szukaj wyniku i Scenariusze. Korzystanie z danych zewnętrznych pozwala na połączenie z innymi bazami danych. Reasumując: funkcje programu Excel nie tylko ułatwiają wprowadzenie i sortowanie liczb, ale także pomagają analizować dane, wyświetlać informacje na wykresach i publikować wyniki w sieci. Program Excel 2000 pracuje z innymi programami pakietu Microsoft Office 2000, dlatego można dołączyć arkusze do raportów firmowych, dołączyć te raporty do prezentacji, edytować je dla sieci i współużytkować dane w skomplikowanych bazach danych.

176. Jak efektywnie wprowadzać dane do arkusza kalkulacyjnego?

W odpowiedzi sprzed tygodnia podałem przykład wykorzystania Excela do analizy danych. Żeby pracować z danymi w programie Excel, należy je najpierw wpisać. Bez liczb lub słów program Excel jest pustą siatką. Wbrew pozorom, wprowadzanie danych do arkusza nie jest takie łatwe i początkującym użytkownikom stwarza wiele problemów. Dane mogą być wprowadzane w różny sposób. Można je po prostu wpisać lub wyciąć i wkleić z jednej komórki do drugiej, przeciągnąć dane lub wstawić dane i obiekty wszystkich typów z innych programów.

Zaznaczenie komórki i rozpoczęcie wpisywania powoduje wprowadzenie danych. Można zaznaczyć komórkę poprzez jej kliknięcie lub przesunięcie do komórki za pomocą klawiszy. Aktywna komórka posiada grube obramowanie. Dane i obiekty mogą być wstawiane ze Schowka. Można wycinać i wklejać z innych komórek arkusza lub innych programów. Wklejane mogą być nie tylko dane, ale również formuły, formaty, komentarze, reguły sprawdzania poprawności danych i szerokości kolumn. Można również wykorzystać polecenie Wklej specjalnie i zastosować dodawanie, odejmowanie, mnożenie i dzielenie. Na przykład, jeżeli kopiowana jest komórka z wartością „4”, która następnie zostanie wklejona za pomocą polecenia Wklej specjalnie z dodaniem do komórki, która zawiera liczbę „40”, to w komórce zostanie wyświetlony wynik „44”. Wstawianie komentarzy umożliwia dodawanie tekstu do komórki w arkuszu. Komórki zawierające komentarze są oznaczone za pomocą niewielkiego czerwonego trójkąta w prawym górnym rogu. Komentarze są opatrzone nazwą użytkownika, który utworzył komentarz. Można formatować czcionkę i kolor czcionki, kolor tła i pozycję komentarzy. Dane można przeciągać pomiędzy komórkami. Należy przenieść wskaźnik do prawego dolnego rogu i poczekać do chwili, kiedy wskaźnik zmieni się w strzałkę. Następnie należy kliknąć i przenieść wskaźnik do nowej komórki, w której dane mają zostać opuszczone.

Program Excel 2000 zapewnia kilka sposobów zaoszczędzenia czasu podczas wprowadzania danych. Można wykorzystać autouzupełnianie, autowypełnianie lub utworzyć własne niestandardowe wypełnienia. Autouzupełnianie monituje o zakończeniu frazy tekstowej zgodnie z uprzednio wprowadzonymi danymi. Na przykład wprowadzenie frazy „wykorzystanie komputera w pytaniach i odpowiedziach” w jednej komórce, a następnie przeniesienie się do innej komórki tej samej kolumnie i wprowadzenie części słowa „wykorzystanie”, spowoduje wygenerowanie monitu o dokończeniu całej frazy. Należy nacisnąć klawisz ENTER, aby automatycznie dokończyć wpis lub kontynuować wpisywanie, aby zignorować monit. Proste autowypełnianie pozwala automatycznie wypełnić grupę komórek przylegających do początkowej komórki. Na przykład, aby utworzyć zakres komórek zawierających tę samą liczbę lub słowo, należy wprowadzić dane do pierwszej komórki, przesunąć kursor do prawego dolnego rogu komórki do chwili, kiedy zostanie wyświetlony „kursor wypełniania” (czarny krzyż), a następnie kliknąć i przeciągnąć przez zakres komórek, do których dane mają zostać skopiowane. Seryjne autowypełnianie jest podobne do prostego autowypełniania, jednak program Excel, jeżeli może, oferuje pełną serię słów lub liczb. Na przykład, jeżeli pierwsza komórka zawiera słowo „styczeń”, program Excel oferuje wypełnienie „luty”, „marzec”, „kwiecień” itd. Można również automatycznie wypełnić dni tygodnia, kolejne lata oraz liniowe lub rosnące serie liczb. Informacje dotyczące formatowania mogą być również kopiowane za pomocą autowypełniania. Menu autowypełniania służy do wybierania opcji autowypełniania. Program Excel 2000 zapewnia opcje autowypełniania z wykorzystaniem danych kilku typów. Przeciągnięcie uchwytu wypełnienia za pomocą prawego przycisku myszy pozwala wyświetlić menu opcji autowypełniania. Niestandardowe autowypełnianie umożliwia utworzenie niestandardowej listy, zawierającej poszczególne wpisy w serii. Na przykład można utworzyć listę różnych rodzajów muzyki: Rock, Pop, Country, Western, Blues, Jazz. Po wpisaniu „Rock” w komórce, a następnie przeciągnięciu uchwytu wypełniania przez przyległe komórki, pozostałe wpisy pojawią się w kolejnych komórkach.

177. Czy można zautomatyzować sprawdzanie poprawności danych w Excelu 2000?

Jeżeli inne osoby wprowadzają dane do arkuszy, to konieczne może być sprawdzenie poprawności danych w komórkach. Sprawdzenie poprawności danych daje pewność, że dana wartość jest odpowiedniego rodzaju. Sprawdzanie poprawności za pomocą formuły pozwala sprawdzić wartości w określonych komórkach. Polecenie sprawdzania poprawności można wykorzystać do przygotowania formuły sprawdzającej określone wartości w komórkach (takiej jak „dowolna liczba mniejsza niż 44”) lub nawet po prostu do upewnienia się, że to liczba została wpisana zamiast słowa. Użytkownik zostanie również powiadomiony, jeżeli formuła zawiera błąd składniowy. Listy sprawdzania poprawności umożliwiają wpisanie zakresu wartości w kolumnie w dowolnym miejscu w arkuszu roboczym i przygotowanie reguł sprawdzania poprawności. Jeżeli ktoś rozpocznie wprowadzanie danych, pojawi się strzałka listy rozwijanej. Kliknięcie strzałki pozwala wybrać prawidłowe wpisy z listy. Komunikaty sprawdzania poprawności mogą być tworzone w celu wyświetlania po kliknięciu komórki. Komunikat może być wykorzystany do udzielenia użytkownikom instrukcji lub wyświetlenia komunikatów o błędzie, jeżeli zostanie wprowadzona nieodpowiednia wartość. Można wybrać komunikat o błędzie, który zmusza użytkowników do ponownego wpisania prawidłowej wartości, lub tylko ostrzec ich za pomocą komunikatu i pozwolić im wpisać odpowiednią wartość. Narzędzia inspekcyjne programu Excel 2000 ułatwiają śledzenie problemów w arkuszach. Na przykład wartość widoczna w komórce może być wynikiem formuły lub może być wykorzystywana przez formułę, która daje nieoczekiwany wynik. Polecenia inspekcyjne pozwalają śledzić relacje między komórkami i formułami. Śledzenie poprzedników służy do lokalizacji wszystkich komórek zapewniających dane dla formuły. Niebieskie strzałki śledzenia pokazują komórki w aktywnym arkuszu, zawierające dane dla formuły, przy czym można zejść o jeden poziom głębiej, śledząc dowolne komórki, do których odwołują się komórki poprzednie. Jeżeli komórka w innym arkuszu lub skoroszycie odwołuje się do zaznaczonej komórki, pojawia się specjalna ikona, aby zasygnalizować ten fakt (musi być otwarty inny skoroszyt, aby mógł być śledzony). Śledzenie zależności umożliwia pokazanie, które komórki lub formuły w aktywnym arkuszu zależą od określonej komórki. Podobnie jak poprzednio, jeżeli komórka w innym arkuszu lub skoroszycie odwołuje się do zaznaczonej komórki, pojawia się specjalna ikona, aby zasygnalizować ten fakt (musi być otwarty inny skoroszyt, aby mógł być śledzony). Śledzenie błędów umożliwia zlokalizowanie komórek, które zapewniają dane dla formuły zawierającej wartość błędu (taką jak #DZIEL/0!). Czerwone strzałki są skierowane od komórki powodującej błąd do komórki, w której wystąpił błąd, a niebieskie strzałki są skierowane do komórek poprzednich względem komórki, powodującej błąd. Wyszukiwacz zakresów służy do przeglądania wszystkich komórek, do których odwołuje się określona formuła. Wyszukiwacz zakresów koduje kolorami poszczególne odwołania do zakresu i dodaje obramowanie w tym samym kolorze do odpowiedniej komórki lub zakresu. Użytkownik może zmienić komórki, które należą do odwołania i do zakresu, przeciągając uchwyt Wyszukiwacza zakresów do nowej lokalizacji. W programie Microsoft Excel nie można przeliczyć automatycznie wszystkich otwartych skoroszytów, jeśli jeden z nich zawiera odwołania cykliczne, czyli formułę, która bezpośrednio lub pośrednio odwołuje się do komórki, w której jest zawarta. Aby odszukać komórki uczestniczące w odwołaniu cyklicznym, należy skorzystać z paska narzędzi Odwołania cykliczne. Pasek narzędzi ułatwia przechodzenie do kolejnych komórek w odwołaniu cyklicznym, co umożliwia odpowiednią zmianę formuł w celu skorygowania odwołania cyklicznego. Na pasku narzędzi Odwołanie cykliczne należy kliknąć pierwszą komórkę w polu Nawigacja w odwołaniu cyklicznym i sprawdzić formułę w komórce. Jeśli nie można ustalić, dlaczego komórka ta jest przyczyną odwołania cyklicznego, proponuję kliknąć następną komórkę w polu Nawigacja w odwołaniu cyklicznym. Tak należy kontynuować sprawdzanie i korygować odwołania cykliczne do chwili, gdy w pasku stanu zniknie słowo "Cykliczne".

178. Jak przechowywać, chronić i łączyć arkusze kalkulacyjne?

Program Excel 2000 oferuje wiele funkcji i ulepszeń, które mogą pomóc bardziej efektywnie tworzyć lepsze dokumenty. W poprzednich odpowiedziach (175-177) wymieniłem zadania, które mogą być wykonane za pomocą programu Excel wraz z podstawowymi opisami odpowiednich funkcji. Proponuję zapoznać się z powyższymi informacjami, aby zobaczyć, co program Excel ma do zaoferowania. Arkusze ułatwiają przechowywanie, manipulowanie i wyświetlanie liczb. Korzystając z arkuszy, można przeglądać dane w przejrzystej perspektywie i analizować je. Każdy skoroszyt zawiera jeden lub kilka arkuszy. Pierwszą rzeczą widoczną po uruchomieniu programu jest pusty arkusz. Program Excel otwiera początkowo trzy arkusze, które są dostępne za pomocą kart u dołu każdego arkusza. Formuły z jednego arkusza mogą uzyskać dostęp do danych w innym arkuszu. Przeniesienie się do innego arkusza następuje po kliknięciu jednej z nazwanych kart u dołu poszczególnych arkuszy. Zmiana nazwy lub kolejności arkuszy umożliwia dostosowanie kolekcji arkuszy, z którymi pracuje użytkownik, aby można było wykorzystać inne nazwy niż Arkusz1, Arkusz2, Arkusz3 itd. Wstawianie nowych arkuszy pozwala na uzyskanie skoroszytu o odpowiedniej liczbie arkuszy. Zbędne arkusze mogą być usunięte. Ukrycie arkusza sprawia, że staje się on niewidoczny. Może to mieć na celu ukrycie niektórych danych, co nie wyklucza jednak korzystania z tych danych w formułach zawartych w widocznych arkuszach. Jeżeli konieczne jest zapisanie lub załadowanie kolekcji składającej się z jednego lub kilku arkuszy, należy je zapisać w skoroszycie. Na początku wyświetlany jest jeden skoroszyt, jednak można pracować z kilkoma skoroszytami jednocześnie. Każdy skoroszyt jest widoczny w pojedynczym oknie. Pusty skoroszyt można utworzyć w dowolnej chwili, jeśli potrzebna jest nowa kolekcja arkuszy. Szablony mogą być wykorzystane do utworzenia skoroszytu z wstępnie zdefiniowaną zawartością, układem i formułami. Program Excel zapewnia standardowe szablony, łącznie z fakturami, potwierdzeniami wydatków i zamówieniami. Można również uzyskać szablony od innych osób lub utworzyć własny szablon, który zostanie udostępniony innym osobom. Jednocześnie można przeglądać wiele skoroszytów wymienionych na liście w menu Okno. Każdy skoroszyt jest oddzielnym oknem, dlatego widoki skoroszytów mogą być ułożone poziomo, pionowo lub w dowolny sposób. W pojedynczym oknie może być również przeglądanych kilka skoroszytów. Obszary robocze tworzy się, zapisując informacje dotyczące wszystkich otwartych skoroszytów, takich jak lokalizacja plików, rozmiary okien i pozycja na ekranie. W programie Excel 2000 można utworzyć różne kolekcje skoroszytów i układy okien zgodnie z własnym stylem pracy. Użytkownik może zabezpieczyć skoroszyty, aby mieć pewność, że inne osoby nie będą mogły wprowadzać zmian. Zabezpieczony może być pojedynczy arkusz lub części arkusza. Ponadto możliwe jest wprowadzenie hasła, aby niektóre osoby mogły wprowadzać zmiany, a inne osoby nie. Ochrona struktury i okna skoroszytu ma na celu uniemożliwienie innym osobom dodawania lub odejmowania arkuszy, ukrywania lub pokazywania arkuszy oraz dodawanie makr do skoroszytu. Można również zapobiec zmianie sposobu wyświetlania okien w skoroszycie przez inne osoby. Ochrona zawartości arkusza dotyczy danych w komórkach, ukrytych formuł i ukrytych wierszy lub kolumn, pozwala zapobiec uzyskaniu dostępu do poufnych danych przez makro lub wykres. Można również chronić obiekty, takie jak mapy, komentarze i etykiety wykresów. Scenariusze również mogą być zabezpieczone. Konsolidacja to łączenie „podobnych” arkuszy. Jeżeli dane znajdują się w kilku arkuszach, które trzeba połączyć, można skonsolidować te dane w nowym arkuszu. Konsolidacja danych według położenia jest przydatna, gdy dane, z którymi pracujemy, znajdują się w tym samym położeniu w każdym arkuszu. Załóżmy, że mamy arkusze dotyczące sprzedaży w poszczególnych regionach. Jeżeli całkowita sprzedaż w każdym regionie jest w tym samym wierszu i kolumnie, można utworzyć sumę całkowitą dla wszystkich regionów poprzez dodanie sprzedaży z każdego regionu dzięki konsolidacji. Konsolidacja według kategorii może być wykorzystana, jeżeli kilka kolumn danych jest takich samych, natomiast wiersze są różne.

179. Jak wygląda współpraca Excela ze światową siecią?

Program Excel 2000 daje do dyspozycji wszystko, co jest potrzebne do pracy w sieci World Wide Web. Można zapisywać skoroszyty w sieci Web, tworzyć własne strony HTML od podstaw, uzyskiwać dane ze stron sieci Web innych osób, współpracować w czasie rzeczywistym za pomocą programu NetMeeting, subskrybować strony sieci Web lub wysyłać wiadomości e-mail. Program Excel 2000 oferuje dwa łatwe sposoby umieszczania arkuszy w sieci Web. Można zapisać arkusz jako stronę sieci Web lub można załadować go bezpośrednio do przeglądarki. Zapisanie jako HTML umożliwia ,,zabranie’’ wykonanej pracy i zapisanie arkusza jako strony sieci Web. Można później załadować stronę ponownie do programu Excel; a dane nie zostaną utracone. Zdolność do ,,okrężnego’’ przesyłania danych do i od formatu HTML umożliwia utworzenie uniwersalnego formatu pliku, który będzie można odczytać i edytować. Osadzanie arkusza jest kolejną opcją szybkiego umieszczania dokumentu programu Excel w sieci Web. Należy utworzyć arkusz i zapisać go w domyślnym formacie XLS. Następnie na stronie sieci Web należy utworzyć połączenie z plikiem programu Excel, przeglądarka internetowa Microsoft Internet Explorer wyświetli arkusz za pomocą technologii OLE (Object Linking and Embedding). Program Excel 2000 udostępnia trzy formaty sieci Web przeznaczone do osadzania na stronach Internetu. Wykorzystując te formaty, można umieścić interakcyjne arkusze, wykresy i raporty tabel przestawnych w witrynie sieci Web. Składnik obsługujący skoroszyty jest formatem sieci Web, który pozwala osobom odwiedzającym witrynę sieci wprowadzać tekst i liczby do arkusza. Osoby te mogą tworzyć formuły, sortować, filtrować i formatować. Format ten pozwala przygotować kooperacyjne witryny w sieci Web, w których kilka osób może pracować razem z dowolnego miejsca na świecie pod warunkiem, że mogą połączyć się z Internetem. Składnik obsługujący wykresy daje możliwość tworzenia wizualnych wykresów danych na żywo. Jeżeli dane w źródle danych ulegną zmianie, wykres zostanie zaktualizowany, aby odzwierciedlać te zmiany. Składnik obsługujący tabele przestawne daje osobom odwiedzającym witrynę sieci Web możliwość przeglądania i analizowania danych na różne sposoby. Osoby te mogą dynamicznie sortować i filtrować dane, grupować dane według wierszy i kolumn oraz skoncentrować się na szczegółach podsumowań. Można pracować z bardzo dużymi ilościami danych w sieci. Można ,,przyczepi撒 strony sieci Web do bazy danych i automatycznie odświeżać stronę Web, jeżeli baza danych zostanie zaktualizowana. Podobnie jest z pobieraniem danych ze stron sieci. Dane z sieci Web mogą być pobierane na dwa sposoby. Można kopiować i wklejać ze strony sieciowe lub korzystać z programu Kwerenda sieci Web. Kopiowanie ze strony sieci Web polega po prostu na zaznaczeniu dowolnego fragmentu lub całej tabeli, a następnie na wklejaniu zaznaczenia bezpośrednio do programu Excel 2000. Program Kwerenda sieci Web daje do dyspozycji okno dialogowe Kwerenda sieci Web służące do pobierania danych z witryny sieciowej. W menu Dane należy wskazać polecenie Pobierz dane zewnętrzne, a następnie kliknąć polecenie Nowa kwerenda sieci Web. Należy odpowiedzieć na pytania i za chwilę dane zostaną pobrane z sieci. Jednym z aspektów umieszczania programu Excel 2000 w sieci Web jest możliwość wysyłania arkuszy pocztą e-mail lub wykorzystanie poczty e-mail do powiadomienia osób odwiedzających witrynę w sieci Web o zmianach strony sieciowej. Wysyłanie arkuszy pocztą e-mail jest łatwe. Arkusze mogą być wysyłane na ścieżki danych w sieci Web natychmiast po wybraniu polecenia z menu. Program Outlook może być wykorzystany do upewnienia się, że arkusz dotarł do czyjejś skrzynki pocztowej. Program NetMeeting jest sposobem widzenia i słuchania innych osób. Jeżeli użytkownicy chcą spotkać się twarzą w twarz lub pogawędzić, jednak są oddaleni o wiele kilometrów, program NetMeeting jest dobrym sposobem współpracy. Można rozmawiać przez mikrofon i słyszeć odpowiedzi współpracownika przez głośniki komputera. Jeżeli obaj użytkownicy mają kamery, mogą również siebie widzieć. Program NetMeeting daje również do dyspozycji elektroniczną tablicę służącą do zapisywania i odczytywania uwag, które każdy może zobaczyć. Cieszy fakt. że z omawianego programu będziemy korzystać coraz częściej w biurze, w szkole i w domu.

180. Jak tworzyć bazę danych i wyszukiwać dane w programie Excel?

Lista jest serią wierszy arkusza zawierająca pokrewne dane, takie jak zbiór nazwisk klientów i numerów telefonów. Można wyobrazić sobie listę jako prostą bazę danych, w której wiersze są rekordami, a kolumny są polami. Program Excel zawiera kilka funkcji automatycznych, które ułatwiają zarządzanie i analizowanie danych na liście. Tworzenie listy polega na zorganizowaniu danych w kolumnach i wierszach na arkuszu. Istnieją wytyczne, których należy przestrzegać, aby program Excel mógł prawidłowo pracować z listą. Etykiety danych powinny być formatowane odmiennie od pozostałej części listy, aby program Excel mógł je rozpoznać. Listę należy zaprojektować w taki sposób, aby podobne elementy były zgrupowane razem w tej samej kolumnie. Jest również dobrym rozwiązaniem przechowywanie danych na liście oddzielnie od innych danych. Więcej szczegółowych informacji na temat tworzenia list podano w Pomocy programu Excel 2000. Wyszukiwanie danych na liście wykonuje się za pomocą filtrów lub Kreatora odnośników. Można filtrować listę, aby zobaczyć wiersze spełniające specyficzne kryteria za pomocą polecenia Autofiltr lub filtr zaawansowany. Korzystając z kreatora odnośników, można wyszukać wartość, wykorzystując inną wartość na liście. Na przykład można wyszukać cenę produktu na liście produktów i ich cen. Można również wyszukiwać dane za pomocą formularza danych. Dodawanie i usuwanie rekordu z listy odbywa się w taki sam sposób, jak dodawanie lub usuwanie danych w dowolnej komórce w arkuszu: należy zaznaczyć komórkę, a następnie wprowadzić lub usunąć wartość. Można również wykorzystać dane z formularza danych do zarządzania zawartością listy. Korzystanie z formularza danych jest potrzebne do zarządzania danymi na liście. Korzystając z formularza danych, można dodać rekordy do listy, zmodyfikować istniejące rekordy, usunąć rekordy z listy i wyszukać rekordy na liście.

Sortowanie i filtrowanie należy wykorzystać do organizowania, wyszukiwania i tworzenia raportów na podstawie danych przechowywanych w postaci listy. Sortowanie służy do alfabetycznego, numerycznego i chronologicznego organizowania danych na liście. Filtrowanie służy do szybkiego wyszukiwania i pracy z podzbiorem danych z listy bez przenoszenia lub sortowania. Wspomniany przeze mnie Autofiltr służy do filtrowania według wyboru za pomocą prostych kryteriów. Po zastosowaniu Autofiltru do kolumny po prawej stronie etykiety kolumny pojawia się strzałka. Kliknięcie strzałki powoduje wyświetlenie listy wszystkich unikatowych, widocznych elementów w kolumnie, łącznie z pustymi (tylko spacje) i niepustymi. Wybranie elementu z listy powoduje ukrycie wszystkich wierszy, które nie zawierają wybranej wartości. Na liście wyświetlane są również opcje Inne oraz 10 pierwszych. Opcja Inne służy do wyświetlania wierszy zawierających wybraną wartość oraz wierszy zawierających wartości z określonego zakresu. Opcja 10 pierwszych służy do wyświetlania wszystkich wierszy zgodnie z górnym i dolnym ograniczeniem, określonym przez użytkownika. Można włączyć i wyłączyć filtr poprzez wybranie polecenia Autofiltr.

Filtr zaawansowany służy do filtrowania listy z wykorzystaniem zaawansowanych kryteriów. Zaawansowane kryteria mogą zawierać wiele warunków zastosowanych w odniesieniu do wielu kolumn i kryteriów utworzonych jako wynik formuły. Na przykład dysponujemy listą wszystkich właściwości sprzedaży w określonym mieście. Korzystając z zaawansowanego filtru, można utworzyć podzbiór listy pokazujący tylko właściwości w określonym zakresie wokół wartości 5 000 zł. Można filtrować listę w miejscu, co spowoduje zastąpienie zawartości listy filtrowanym podzbiorem, lub można wkleić filtrowany podzbiór do innej lokalizacji w arkuszu. Sortowanie listy danych ma na celu zmianę układu wierszy zgodnie z zawartością jednej lub kilku kolumn albo do zmianę układu kolumn na podstawie zawartości jednego lub kilku wierszy. Dane można szybko sortować w kolejności rosnącej lub malejącej na podstawie zawartości kolumny za pomocą przycisków Sortuj rosnąco i Sortuj malejąco na pasku narzędzi. Można również sortować według dni, miesięcy lub kryteriów zdefiniowanych na liście niestandardowej.

181. W jaki sposób korzystać z formuł i funkcji programu Excel?

Już na wstępie wyjaśniam, że nie jestem w stanie odpowiedzieć wyczerpująco na powyższe pytanie ze względu na bogactwo wspomnianych formuł i funkcji oraz na powierzchnię tej rubryki. Warto jednak zająć się tym problemem, ponieważ wiele osób wykorzystuje program Excel jako sposób przechowywania informacji, tak jakby był on bazą danych. Potęga programu Excel wynika przede wszystkim z jego możliwości wykonywania obliczeń na danych za pomocą formuł. Formuły mogą być prostymi równaniami, które dodają dwie wartości lub mogą być tak skomplikowane, że bardzo dobry maturzysta „łamie sobie głowę” kilka dni nad jedną formułą! Podobnie jak wartości danych, formuły są przechowywane w indywidualnych komórkach. Program Excel wyświetla jednak tylko wartości danych w komórkach. Wyświetlane są dane obliczone przez formułę, a nie formuła. Wprowadzona formuła jest widoczna na pasku formuły ponad siatką arkusza. Ręczne wprowadzanie formuł odbywa się poprzez zaznaczenie komórki, wpisanie znaku równości (=) i odpowiedniej formuły, którą użytkownik chce wprowadzić. Na przykład ,,=A1+A2’’ jest formułą, która dodaje dwie przyległe komórki. Jeżeli formuła zostałaby wprowadzona w komórce A3, suma A1 i A2 byłaby wyświetlona w komórce A3. Program Excel wyświetla komunikat o błędzie w komórce, jeżeli formuła nie jest zgodna z matematycznymi regułami dla formuł. Paleta formuł pomaga wprowadzać i edytować formuły w arkuszu. Należy kliknąć znak równości (=) po lewej stronie paska formuły, aby wyświetlić Paletę formuł. Odwołania do komórek pozwalają odwołać się do zakresów komórek. Na przykład można odwołać się do wszystkich komórek od A1 do A7 wpisując A1:A7. Można również odwołać się do komórek w innych arkuszach lub innych skoroszytach, dodając odpowiednie etykiety. Na przykład „[Skoroszyt1]Arkusz1!A1” byłoby odwołaniem do komórki A1 w arkuszu Arkusz1 w skoroszycie Skoroszyt1.Odwołania względne umożliwiają kopiowanie formuł do nowych komórek i dostosowanie odwołań zgodnie z przesunięciem do nowej komórki. Na przykład, jeżeli w komórce A3 jest formuła „=A1+A2” i zostanie ona przeniesiona do komórki B3, to program Excel 2000 ponownie zapisze formułę jako „=B1+B2”. Aby program Excel nie modyfikował formuł podczas ich kopiowania, należy umieścić znak dolara ($) przed każdym odwołaniem, które nie powinno być zmieniane. Na przykład, jeżeli powyższa formuła miałaby postać „=$A$1+A2” i zostałaby skopiowana z A3 do B3, to nowa formuła miałaby postać „$A$1+B2”. Odwołania do nazw służą do odwoływania się do komórek, zakresów komórek, nazw kolumn lub formuł z użyciem opisowych nazw. Zamiast odwoływania się do zakresu jako A1:A16, można nazwać zakres „Tygodniki”. Można również utworzyć odwołania do stałych numerycznych. Na przykład można przypisać wartość podatku od sprzedaży do nazwy, takiej jak „Podatek”, i przyrównać ją do 0,05. Następnie zamiast wpisywania „0,05” w każdej formule można po prostu wpisać „Podatek”. Ukrywanie/odkrywanie formuł stosuje się w celu uczynienia formuły niewidzialną lub pokazania formuły, która została już ukryta. Aby ukryć formułę, użytkownik musi sformatować komórki zawierające formułę jako ukryte, a następnie włączyć ochronę arkusza. Aby odkryć ukrytą formułę, należy po prostu wyłączyć ochronę arkusza zawierającego formułę. Wstępnie zdefiniowane funkcje w programie Excel ułatwiają tworzenie formuł. Na przykład zamiast próby utworzenia formuły uśredniającej serię liczb można po prostu wpisać nazwę funkcji, która oblicza średnią. Program Excel zapewnia dużą liczbę funkcji z dziedziny statystyki, finansów, inżynierii i matematyki. Można wpisać nazwę funkcji lub wstawić funkcję, wykorzystując pole nazwy funkcji po lewej stronie przycisku Edytuj formułę. Proponuję teraz uruchomić Excela i zobaczyć bogactwo funkcji finansowych, daty i czasu, matematycznych, statystycznych, wyszukiwania i adresu, bazy danych, logicznych, tekstowych oraz informacyjnych. Podczas pracy proszę nie zapominać o klawiszu F1, który spowoduje wyświetlenie wyczerpujących odpowiedzi na dalsze pytania.

182. Jak stworzyć graficzną prezentację obliczeń w arkuszu kalkulacyjnym?

Program Excel 2000 może wypełniać liczbami arkusz za arkuszem, jednak kolumny liczb „nie mówią” całej prawdy. Za pomocą tego programu można utworzyć imponujące wykresy przedstawiające każdy numeryczny niuans danych i wyniki uzyskane przez użytkownika. Można również generować starannie opracowane mapy z wykorzystaniem danych geograficznych, które zostały utworzone w programie Excel 2000. Największą zaletą programu jest jednak to, że w dowolnej chwili, kiedy dane źródłowe zostaną zmienione, wykres lub mapa zmienia się, aby odzwierciedlić nowe wielkości. Tworzenie wykresów na podstawie danych nie jest trudne. Kreator wykresów programu Excel 2000 może utworzyć dokładnie taki rodzaj wykresu, jakiego potrzebuje użytkownik. Wystarczy tylko powiedzieć Kreatorowi, czego się oczekuje! Standardowe typy wykresów są dostępne dla niemal każdego typu wykresu, który może być potrzebny użytkownikowi. Można wybrać spośród najczęściej wykorzystywanych typów kolumnowych, liniowych, słupkowych, kołowych i warstwowych lub można generować wykresy oparte na stylach nietypowych, takich jak bąbelkowy lub pierścieniowy. Można również wykorzystać stożki, cylindry i ostrosłupy do wyróżnienia wykresów. Poszczególne typy wykresów mają dwa lub większą liczbę podtypów, które można kliknąć w celu dostosowania ich standardowych funkcji. Niestandardowe typy wykresów umożliwiają dostosowanie stylu wykresu do własnych potrzeb. Można rozpocząć od wbudowanych typów lub dostarczonych przez użytkownika, których zakres może być większy niż typów standardowych. Na przykład można tworzyć wykresy dla danych zawierających trójwymiarowe stożki lub odwzorowywać liczby za pomocą ruchomych pasków, rozsuniętych wykresów kołowych lub innych imponujących figur. Wybieralne źródła danych ułatwiają przekazanie wybranemu typowi wykresu prawidłowych liczb. Po wybraniu typu wymaganego wykresu użytkownik może wskazać i kliknąć, aby zaznaczyć liczby, dla których zostanie utworzony wykres. Można wybrać ciągły zakres liczb w arkuszu danych lub serię. Kreator wykresów pokaże wykres przykładowy podczas tworzenia wykresu, aby użytkownik mógł zobaczyć, jak wygląda wybrany motyw. Dostosowywalne opcje układu pozwalają użytkownikowi efektywnie i efektownie przygotować wykres. Można dostosować tytuły wykresów, osie, linie siatki, legendy, etykiety danych i tabele danych. Jak uprzednio, po dokonaniu wyboru wyświetlany jest podgląd, aby użytkownik mógł obserwować wygląd wykresu, aż do momentu, w którym uzna go za odpowiedni. Tworzenie wykresów jako obiektów lub arkuszy to ostatnia decyzja, jaką musi podjąć użytkownik. Po wybraniu typu wykresu, danych źródłowych i opcji układu można zamienić wykres na nowy arkusz lub wstawić go jako obiekt na istniejącym arkuszu. Edytowalne wykresy ułatwiają wprowadzanie do nich zmian po ich wygenerowaniu. Po kliknięciu istniejącego wykresu można za pomocą paska narzędzi Wykres wprowadzić do wykresu dowolne zmiany. Klikając różne części wykresu, można zmienić różne elementy; na przykład można obrócić tytuł poprzez kliknięcie tytułu, a następnie kliknięcie przycisku Obróć tekst w górę na pasku narzędzi Wykres. Jak już wspomniałem na wstępie, program Excel 2000 zawiera dodatek, który ułatwia wyświetlanie danych na mapach geograficznych. Na przykład, jeżeli koniecznie byłoby przedstawienie wartości sprzedaży w poszczególnych województwach, można po prostu zaznaczyć dane w arkuszu, które zawierają nazwy województw i odpowiednie dla nich dane. Kreator map może poprowadzić użytkownika przez cały proces. Style map są tak różnorodne jak opcje wykresów. Można generować mapy przedstawiające zróżnicowanie danych za pomocą cieniowania, gęstości punktów lub symboli z podziałką. Edytowalne mapy pozwalają wprowadzać zmiany po wygenerowaniu mapy. Korzystając z paska narzędzi Mapa, można nie tylko zmienić styl utworzonej mapy, ale również wykonać takie operacje, jak powiększenie regionu, dodawanie tytułów i dodawanie nowych warstw informacji.